Ersten Prozess automatisieren: so findest du den Anfang

Welchen Prozess solltest du zuerst automatisieren?

Wenn du deinen ersten Prozess automatisieren willst, nimm einen Ablauf, der oft vorkommt, klaren Regeln folgt, wenige Übergaben hat und eine Person, die dafür geradesteht. Das Werkzeug suchst du danach aus. Der beste Startablauf ist selten der größte Schmerz im Betrieb. Er ist der, bei dem du nach wenigen Wochen sauber sagen kannst, ob es besser geworden ist.

Dieser Beitrag zeigt, wie du Kandidaten sammelst, mit fünf Prüffragen vergleichst, den ersten Schritt klein schneidest und vorher festlegst, was du misst. Wie du einen einzelnen Ablauf im Detail beobachtest und seinen Engpass findest, steht im Beitrag zur Prozessanalyse vor dem Softwarekauf. Hier geht es um die Frage davor: Welcher Ablauf ist es überhaupt wert, dass du damit anfängst?

Automatisierung beginnt beim Ablauf und das Werkzeug kommt danach

Viele Automatisierungsprojekte im Mittelstand starten mit einem Werkzeug. Jemand hat eine Demo gesehen, ein Kollege schwärmt von einem Tool, oder die vorhandene Software hat eine Funktion, die keiner nutzt. Dann wird gesucht, wo man sie einsetzen kann.

Das Problem dabei: Ein Werkzeug automatisiert, was du ihm gibst. Ist der Ablauf unklar, automatisierst du die Unklarheit. Wer entscheidet, wann eine Anfrage vollständig ist? Was passiert, wenn der Kunde zwei Dinge in einer E-Mail will? Wer bekommt den Fall, wenn die zuständige Person im Urlaub ist? Solange diese Fragen im Kopf einzelner Leute beantwortet werden, kann keine Software sie zuverlässig übernehmen.

Deshalb drehe ich die Reihenfolge um. Erst den Ablauf auswählen und beschreiben. Dann prüfen, ob eine feste Regel, eine Schnittstelle, ein KI-Schritt oder eine Mischung davon passt. Manchmal stellt sich dabei heraus, dass eine klarere Zuständigkeit schon den größten Teil des Problems löst.

Sammle Kandidaten aus dem echten Arbeitsalltag

Setz dich nicht allein hin und überleg, was man automatisieren könnte. Frag die Leute, die die Arbeit machen. Zwei Fragen reichen für den Anfang:

• Welche Aufgabe machst du jede Woche wieder, obwohl du sie im Schlaf kannst?
• Wo wartest du regelmäßig auf jemand anderen, bevor du weitermachen kannst?

Die erste Frage findet wiederkehrende Routinearbeit. Die zweite findet Übergaben, an denen Vorgänge liegen bleiben. Schreib jede Antwort als konkreten Ablauf mit Anfang und Ende auf. „Buchhaltung“ ist kein Kandidat. „Eingangsrechnung aus dem Postfach holen, prüfen und an die Steuerkanzlei weitergeben“ ist einer.

Sammle eine Woche lang. Für die Auswahl reicht eine überschaubare Liste, ein Dutzend Abläufe ist schon viel. Wichtig ist, dass jeder Eintrag einen Auslöser hat (eine E-Mail kommt, ein Auftrag wird abgeschlossen, ein Monat endet) und ein Ergebnis, an dem man erkennt, dass er fertig ist.

Fünf Prüffragen trennen gute Startabläufe von schwierigen

Für jeden Kandidaten stellst du dieselben fünf Fragen. Du brauchst dafür keine exakten Zahlen, eine ehrliche Schätzung des Teams reicht für die Auswahl.

1. Wie oft kommt der Ablauf vor? Was täglich oder wöchentlich läuft, zahlt sich schneller aus und liefert dir schneller Messwerte als ein Quartalsvorgang.
2. Wie klar sind die Regeln? Kann jemand Neues den Ablauf nach einer kurzen Einweisung ausführen, oder braucht es viel Erfahrung und Bauchgefühl?
3. Wie viele Übergaben gibt es? Jeder Wechsel zwischen Personen oder Programmen ist eine Stelle, an der etwas verloren gehen kann. Für den Start sind ein bis zwei Übergaben ideal.
4. Wie häufig gibt es Ausnahmen? Wenn jeder dritte Fall anders läuft, wird die Automatisierung zum Dauerprojekt. Gut ist ein Ablauf, bei dem die meisten Fälle gleich aussehen und die Ausnahmen erkennbar sind.
5. Gibt es eine Person, die dafür verantwortlich ist? Gemeint ist jemand, der im Arbeitsalltag merkt, wenn es hakt, und entscheiden darf, wie es weitergeht.

Ein Beispiel mit drei erfundenen Kandidaten aus einem typischen Betrieb zeigt, wie sich die Antworten unterscheiden:

Die Angebote sind hier vermutlich der größte Zeitfresser. Trotzdem wären sie ein schwieriger Start: viele Übergaben, viele Sonderfälle, keine klare Zuständigkeit. Die Eingangsrechnungen sind unspektakulär, aber sie laufen oft, folgen klaren Regeln und haben eine Person, die das Ergebnis beurteilen kann. Dort lernst du in wenigen Wochen, wie Automatisierung in deinem Betrieb funktioniert. Mit dieser Erfahrung gehst du danach an die Angebote.

Ohne verantwortliche Person bleibt jede Automatisierung ein Experiment

Die fünfte Frage ist die, die am häufigsten übersprungen wird. Dabei entscheidet sie oft über Erfolg oder Misserfolg. Eine Automatisierung läuft nie völlig allein. Irgendwann fehlt ein Feld, ein Zielsystem ist nicht erreichbar oder ein Kunde schickt etwas, das niemand vorhergesehen hat.

Dann braucht es jemanden, der das sieht und handelt. Diese Person sollte drei Dinge dürfen: Fehlerfälle prüfen und von Hand weiterbearbeiten, eine Regel anpassen lassen und im Zweifel den automatischen Schritt anhalten. Wenn niemand diese Rolle übernimmt, bleibt ein Fehler so lange liegen, bis sich ein Kunde beschwert.

Kläre das, bevor irgendetwas gebaut wird. Wenn sich für einen Kandidaten niemand findet, ist das ein klares Signal: Der Ablauf ist organisatorisch noch nicht reif. Diese Erkenntnis ist nützlich, und du hast sie bekommen, ohne ein Automatisierungsprojekt zu bezahlen.

Der erste Schritt ist kleiner, als du denkst

Hast du deinen Startablauf gefunden, automatisiere ihn nicht komplett. Nimm einen einzelnen Schritt, am besten den, der am meisten stumpfe Handarbeit enthält oder an dem am häufigsten gewartet wird.

Beim Beispiel der Eingangsrechnungen könnte das so aussehen: Rechnungen aus dem Postfach werden automatisch in einen festen Ordner gelegt und mit Absender und Datum benannt. Prüfung und Weitergabe bleiben zunächst Handarbeit. Erst wenn dieser Schritt ein paar Wochen stabil läuft, kommt der nächste dazu.

Ein so kleiner Schritt ist schnell gebaut und genauso schnell wieder abgeschaltet. Geht etwas schief, betrifft es nur einen Teil des Ablaufs, und das Team gewöhnt sich an die Veränderung, ohne dass sich auf einmal der ganze Arbeitstag umstellt.

Wo im Ablauf mehrere Programme zusammenarbeiten müssen, lohnt sich vor dem Bauen ein Blick auf die Frage, welches System für welche Information führend ist. Das haben wir im Beitrag Systeme im Mittelstand verbinden ausführlich beschrieben.

Miss vorher, sonst weißt du nachher nichts

Bevor der erste Schritt live geht, schreib auf, wie der Ablauf heute läuft. Zwei bis drei Messwerte genügen, solange du sie vorher und nachher gleich erhebst. Geeignet sind zum Beispiel:

• Zeit vom Auslöser bis zum Ergebnis, etwa vom Eingang der Rechnung bis zur Weitergabe an die Kanzlei
• Anzahl der Fälle, die von Hand nachgearbeitet oder korrigiert werden mussten
• Anzahl der Rückfragen, weil eine Information gefehlt hat

Zähl über zwei bis vier Wochen mit, ganz einfach in einer Strichliste oder Tabelle. Danach läuft der automatisierte Schritt genauso lange, und du zählst wieder. Erst dann entscheidest du, ob du weiterbaust, nachjustierst oder den Ansatz verwirfst.

Achte dabei auch auf das, was sich nicht in Minuten messen lässt. Fühlt sich die zuständige Person sicherer, weil sie Fehler früher sieht? Oder ist der Ablauf schneller geworden, aber keiner versteht mehr, was passiert? Eine Automatisierung, die Zeit spart und dabei undurchsichtig wird, kostet dich später mehr, als sie heute bringt.

Wann du einen Ablauf bewusst zurückstellst

Nicht jeder Kandidat ist für den Anfang geeignet, auch wenn er wichtig ist. Stell einen Ablauf zurück, wenn:

• die Regeln sich gerade ändern, etwa wegen einer neuen Software, einer neuen Vorgabe oder einer Umstrukturierung,
• die Ergebnisse rechtlich oder finanziell schwer wiegen und ihr noch keine Erfahrung mit Prüfschritten habt,
• sich das Team über den richtigen Ablauf noch nicht einig ist.

Zurückstellen heißt nicht vergessen. Halte den Kandidaten auf deiner Liste und schau ihn nach dem ersten erfolgreichen Schritt wieder an. Oft ist er dann einfacher, weil das Team inzwischen weiß, worauf es ankommt.

Bei n3tz beginnen wir Vorhaben zu Prozessen, Automatisierung und Software genau mit dieser Auswahl: Ablauf verstehen, Engpass benennen, einen abgegrenzten Pilot vereinbaren und festlegen, woran sich die Verbesserung messen lässt. Ob am Ende eine Regel, eine Schnittstelle, ein Standardprodukt oder eine eigene Anwendung steht, ergibt sich aus dem Ablauf.

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