Datenlöschung beantragen

Sie können jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen (Art. 17 DSGVO). Diese Seite beschreibt den öffentlichen Weg für Daten aus Website-Kontakt, Vertrag und n3tz SaaS. Sie brauchen dafür kein Konto und müssen sich nicht anmelden.

Bei Kontakten mit n3tz ist n3tz regelmäßig selbst Verantwortlicher. Bei Daten, die ein Betrieb über n3tz verarbeitet, ist grundsätzlich dieser Betrieb Verantwortlicher und n3tz dessen Auftragsverarbeiter. Sie können den Antrag trotzdem an uns richten; wir ordnen ihn dem richtigen Verantwortungsbereich zu und leiten oder koordinieren ihn erforderlichenfalls mit dem betreffenden Betrieb.

1. So stellen Sie den Antrag

Schreiben Sie eine E-Mail an mail@n3tz.ai mit dem Betreff „Datenlöschung". Damit wir Ihre Daten zuverlässig finden und niemand anderes fremde Daten löschen lassen kann, geben Sie bitte an:

• Ihren Namen
• die Telefonnummer, von der Sie angerufen oder eine SMS erhalten haben (falls zutreffend) — im Format +49 …
• die E-Mail-Adresse, unter der Sie mit uns Kontakt hatten (falls zutreffend)
• den Betrieb, mit dem Sie in Kontakt standen, sofern Ihnen bekannt

Wenn Sie ein Konto in unserer Anwendung haben, können Sie den Antrag alternativ direkt dort stellen: unter zentrale.n3tz.ai/settings im Bereich Datenschutz. Der Weg per E-Mail steht Ihnen unabhängig davon offen.

2. Welche Daten das betrifft

Je nach Kontakt und gebuchter Funktion kann der Antrag insbesondere folgende Daten betreffen:

• Kontakt-, Konto-, Vertrags- und Zahlungsdaten
• Anrufdaten, Rufnummern, Gesprächstranskripte und Zusammenfassungen
• Quelldiktat-Transkripte für Dokumententwürfe
• Webchat-, E-Mail-, Termin- und SMS-Daten
• Dokument-, Beleg- und Buchhaltungsdaten sowie Vorgangsfotos und zugehörige Metadaten

Die Verarbeitungsorte hängen von der jeweiligen Funktion ab: Textverarbeitung ist auf Vertex AI in der EU-Region konfiguriert; das KI-Live-Telefon wird über Gemini Live in den USA verarbeitet. Einzelheiten und Transfermechanismen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

3. Was danach passiert

Wir bestätigen den Eingang und ordnen den Antrag dem richtigen Verantwortungsbereich zu. Soweit n3tz selbst Verantwortlicher ist, antworten wir unverzüglich, grundsätzlich spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Ist der Antrag komplex oder liegen zahlreiche Anträge vor, kann diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängert werden; darüber und über die Gründe informieren wir innerhalb des ersten Monats. Ist der betreffende Betrieb Verantwortlicher, leiten wir den Antrag weiter oder unterstützen ihn als Auftragsverarbeiter und informieren Sie über die Zuordnung. Benötigen wir zur sicheren Zuordnung, Identitätsprüfung oder Abgrenzung weitere Angaben, fragen wir gezielt nach und erläutern, was noch fehlt.

4. Wo die Löschung an Grenzen stößt

Wir möchten hier ehrlich sein, statt eine vollständige Löschung zu versprechen, die wir nicht halten können: Bestimmte Unterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und dürfen von uns nicht gelöscht werden, solange diese laufen. Das betrifft insbesondere Rechnungen und Belege, die nach Handels- und Steuerrecht sowie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) aufzubewahren sind.

Soweit eine Löschung wegen gesetzlicher Pflichten, der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, entgegenstehender Rechte Dritter oder einer anderen Ausnahme des Art. 17 Abs. 3 DSGVO nicht zulässig ist, beschränken wir die weitere Verarbeitung soweit erforderlich und löschen nach Wegfall des Hinderungsgrunds. Fachliche oder technische Abhängigkeiten und aktive Konflikte können eine sofortige vollständige Entfernung ebenfalls ausschließen. Dann löschen oder anonymisieren wir die betroffenen personenbezogenen Inhalte soweit rechtlich und technisch möglich, ohne fremde Datensätze oder erforderliche Nachweise unzulässig zu verändern.

Sicherungskopien können bis zu ihrer planmäßigen Überschreibung oder Löschung fortbestehen und bleiben bis dahin von der gewöhnlichen Verarbeitung gesperrt. Welches nachweislich aktivierte Sicherungs- und Löschkonzept für die konkrete Betriebsumgebung gilt, teilen wir mit, soweit es den Antrag betrifft. Vor einer Freigabe wiederhergestellter Daten zur gewöhnlichen Verarbeitung müssen fortgeltende Löschungen und Einschränkungen erneut angewendet werden.

Ein Antrag kann deshalb vollständig, teilweise oder — wenn keine zuordenbaren Daten vorliegen oder eine Ausnahme greift — ohne Löschung abgeschlossen werden. Unsere Antwort nennt die bearbeiteten Bereiche, gelöschte oder anonymisierte Daten, fortbestehende Einschränkungen und deren Grund. Bleiben Punkte offen, nennen wir den zuständigen Betrieb oder die erforderlichen nächsten Angaben und führen die Bearbeitung nach Ihrer Rückmeldung fort.

5. Verantwortlicher

n3tz GmbH in Gründung
Innovation Center der Universität des Saarlandes, Campus A2.1, 66123 Saarbrücken
E-Mail: mail@n3tz.ai
Telefon: 06898 4989977

Unabhängig von einem Antrag bei uns steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.