Verwijdering van gegevens aanvragen

U kunt op elk moment verwijdering van uw persoonsgegevens aanvragen (art. 17 AVG). Dit is de openbare route voor gegevens uit websitecontact, contracten en de SaaS van n3tz. U hebt geen account en geen login nodig.

Bij direct contact met n3tz is n3tz in de regel de verwerkingsverantwoordelijke. Voor gegevens die een bedrijf via n3tz verwerkt, is in de regel dat bedrijf verantwoordelijk en is n3tz de verwerker. U kunt uw verzoek toch naar ons sturen; we wijzen het toe aan de juiste verantwoordelijke en sturen het zo nodig door of stemmen het af met het betreffende bedrijf.

1. Zo dient u uw verzoek in

Stuur een e-mail naar mail@n3tz.ai met het onderwerp „Verwijdering van gegevens”. Zodat we uw gegevens betrouwbaar kunnen vinden, en niemand de gegevens van iemand anders kan laten verwijderen, vermeldt u:

• uw naam
• het telefoonnummer waarmee u hebt gebeld of waarop u een sms hebt ontvangen (indien van toepassing), in internationaal formaat (+49 …)
• het e-mailadres waarmee u contact met ons hebt opgenomen (indien van toepassing)
• het bedrijf waarmee u contact had, als u dat weet

Hebt u een account in onze applicatie, dan kunt u het verzoek ook direct indienen via zentrale.griffi.ai/settings onder Privacy. De route per e-mail blijft daarnaast altijd beschikbaar.

2. Om welke gegevens het gaat

Afhankelijk van het contact en de ingeschakelde functie kan uw verzoek betrekking hebben op:

• contact-, account-, contract- en betaalgegevens
• belgegevens, telefoonnummers, gesprekstranscripten en samenvattingen
• transcripten van dictaten voor documentconcepten
• gegevens uit webchat, e-mail, afspraken en sms
• document-, bonnen- en boekhoudgegevens, plus foto’s bij dossiers en bijbehorende metadata

De verwerkingslocaties hangen af van de functie: tekstverwerking is ingericht op Vertex AI in de EU-regio, en AI-livegesprekken worden verwerkt met Gemini Live via Vertex AI in de EU. Details en doorgiftemechanismen staan in onze privacyverklaring.

3. Wat er daarna gebeurt

We bevestigen de ontvangst en wijzen het verzoek toe aan de juiste verantwoordelijke. Is n3tz de verwerkingsverantwoordelijke, dan antwoorden we zonder onnodige vertraging en in principe binnen een maand (art. 12 lid 3 AVG). Is het verzoek complex of behandelen we veel verzoeken, dan kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; over de verlenging en de redenen informeren we u binnen de eerste maand. Is het betreffende bedrijf verantwoordelijk, dan sturen we het verzoek door of ondersteunen we het als verwerker, en laten we u weten hoe het verzoek is toegewezen. Hebben we voor een veilige koppeling, identiteitscontrole of het afbakenen van de omvang meer informatie nodig, dan vragen we daar gericht naar en leggen we uit wat er ontbreekt.

4. Waar verwijdering ophoudt

We zijn hier liever eerlijk dan dat we een volledige verwijdering beloven die we niet kunnen waarmaken: bepaalde gegevens vallen onder wettelijke bewaartermijnen en mogen we niet verwijderen zolang die lopen. Dat geldt vooral voor facturen en bonnen, die we volgens het Duitse handels- en belastingrecht en de beginselen van behoorlijke boekhouding (GoBD) moeten bewaren.

Mogen gegevens niet worden gewist vanwege wettelijke plichten, de instelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen, tegenstrijdige rechten van derden of een andere uitzondering van art. 17 lid 3 AVG, dan beperken we de verdere verwerking zoals vereist en wissen we de gegevens zodra het beletsel vervalt. Ook operationele of technische afhankelijkheden en actieve conflicten kunnen een directe, volledige verwijdering in de weg staan. In dat geval wissen of anonimiseren we de persoonlijke inhoud voor zover dat juridisch en technisch mogelijk is, zonder gegevens van derden of vereist bewijs onrechtmatig te veranderen.

Back-ups kunnen blijven bestaan tot ze volgens planning worden overschreven of verwijderd, en blijven tot die tijd geblokkeerd voor gewone verwerking. Waar dat voor het verzoek relevant is, noemen we het aantoonbaar actieve back-up- en verwijderplan voor de betreffende omgeving. Voordat herstelde gegevens weer voor gewone verwerking worden vrijgegeven, moeten lopende verwijderingen en beperkingen opnieuw worden toegepast.

Een verzoek kan daarom volledig, gedeeltelijk of, als er geen passende gegevens zijn of een uitzondering geldt, zonder verwijdering worden afgerond. Ons antwoord noemt de behandelde onderdelen, de gewiste of geanonimiseerde gegevens, de resterende beperkingen en de reden daarvan. Staat er nog iets open, dan noemen we het verantwoordelijke bedrijf of de informatie die we nog nodig hebben, en gaan we verder zodra u hebt geantwoord.

5. Verwerkingsverantwoordelijke

n3tz GmbH in Gründung
Campus Gebäude A1 2, Starterzentrum, 66123 Saarbrücken, Duitsland
E-mail: mail@n3tz.ai
Telefoon: +49 6898 4989977

Los van een verzoek aan ons hebt u het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.