Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

n3tz GmbH in Gründung
Campus Gebäude A1 2, Starterzentrum, 66123 Saarbrücken, Duitsland
E-mail: mail@n3tz.ai
Telefoon: +49 6898 4989977

2. Overzicht van de verwerkingen

n3tz is verwerkingsverantwoordelijke voor zijn websites, eigen aanvragen en demo’s en voor zijn eigen contract- en factuurgegevens. Bij de verwerking van klant-, medewerkers- of communicatiegegevens van een klant in diens opdracht volgt n3tz de instructies van die klant; de klant bepaalt de doelen en rechtsgronden. De Griffi-specifieke informatie hieronder gaat over ingeschakelde Griffi-functies, niet over alle producten van n3tz. De verwerking is gebaseerd op de AVG, in het bijzonder:

• art. 6 lid 1 onder b AVG – uitvoering van een overeenkomst
• art. 6 lid 1 onder f AVG – gerechtvaardigd belang
• art. 6 lid 1 onder a AVG – toestemming
• art. 6 lid 1 onder c AVG – wettelijke verplichtingen

3. Hosting en levering van inhoud

De openbare marketing- en informatiewebsites n3tz.ai en griffi.ai worden als statische websites geleverd via Cloudflare Pages van Cloudflare, Inc. Bij een bezoek verwerkt Cloudflare de technische toegangsgegevens die nodig zijn voor levering, beveiliging en foutanalyse (met name IP-adres, tijdstip, opgevraagde bron en browser-/apparaatgegevens). De SaaS- en backenddiensten van de AI-collega van n3tz, intern Empfang en Zentrale genoemd, en de centrale applicatiedatabase draaien op servers van Hetzner Online GmbH in Neurenberg. Cloudflare beschermt en proxyt hun openbare endpoints als DNS-, CDN-, DDoS-beschermings- en TLS-dienst. Alle bestandsinhoud van klanten, met name geüploade en gegenereerde documentbestanden, foto’s bij dossiers en versleutelde externe back-ups, wordt in Cloudflare R2 onder EU-jurisdictie opgeslagen en verwerkt. Die EU-jurisdictie geldt voor de R2-objecten; ze betekent niet dat Cloudflare Pages of de DNS-, CDN-, DDoS- en TLS-verwerking in het wereldwijde edge-netwerk tot de EU beperkt is. Cloudflare, Inc. blijft een Amerikaanse rechtspersoon, en mogelijke toegang voor support, beveiliging of door subverwerkers is niet categorisch uitgesloten. De rechtsgrond voor het aanbieden van de website en de beveiligingslogging is art. 6 lid 1 onder f AVG. Meer details over aanbieders en verwerkingslocaties staan in de verwerkersovereenkomst (Duits).

Ons gerechtvaardigd belang is een betrouwbare en veilige levering en het voorkomen van misbruik.

4. Griffi (SaaS)

Voor ingeschakelde Griffi-functies verwerken we:

• Account- en contractbeheer: naam, e-mail en bedrijf. Art. 6 lid 1 onder b AVG geldt als de persoon zelf contractpartij is; voor vertegenwoordigers en medewerkers van bedrijven geldt art. 6 lid 1 onder f AVG voor ons belang bij het beheer van de zakelijke relatie.
• Inlogtijden en technisch noodzakelijke gebruiksgegevens voor de beveiliging van het account en het beheer van de dienst (art. 6 lid 1 onder f AVG). Inhoud die we in opdracht van een klant verwerken, blijft onderworpen aan de doelen en instructies van die klant.
• Afhankelijk van de ingeschakelde modules: gegevens uit oproepen, webchat, e-mail, afspraken, sms, documenten en boekhouding, plus foto’s bij dossiers en bijbehorende technische metadata. Onze klant bepaalt als verwerkingsverantwoordelijke in de regel doel en rechtsgrond.

Voor zover we persoonsgegevens van eindgebruikers van de klant in diens opdracht verwerken (bijvoorbeeld berichten via de n3tz-webchat), treden we op als verwerker in de zin van art. 28 AVG. De gepubliceerde verwerkersovereenkomst (Duits) documenteert de gegevensstromen en waarborgen. De opname daarvan en de toepasselijke Duitse algemene voorwaarden worden vóór het sluiten van het contract uitdrukkelijk bevestigd. Betaalde Griffi-self-service is nog niet ingeschakeld. Een toekomstige checkout verwerkt de gekozen configuratie, factuurgegevens en de gedocumenteerde aanvaarding van de toepasselijke voorwaarden en verwerkersovereenkomst; het publiceren van deze documenten activeert geen betaalde verkoop.

Bij AI-telefonie kan het door de telefonieaanbieder doorgegeven nummer van de beller, tenzij afgeschermd, volledig worden verwerkt en bij het gespreksrecord worden opgeslagen. Het wordt gebruikt voor de gevraagde interactie, het herkennen van een terugkerende beller, het inplannen van afspraken en het door de beller gevraagde terugbellen; waar zulke records ontstaan, kan het ook in de bijbehorende afspraak-, aanvraag- of terugbelgegevens staan. Het nummer kan ook verschijnen in meldingen per e-mail en webpush over de oproep aan het verantwoordelijke bedrijf, zodat dat kan terugbellen. Accounts en apparaten van ontvangers, inclusief meldingen op het vergrendelscherm, vragen om passende bescherming. De huidige technische uitvoering kort het nummer niet automatisch in tot de laatste vier cijfers en pseudonimiseert het niet. De klant bepaalt als verwerkingsverantwoordelijke het concrete doel en de rechtsgrond (meestal art. 6 lid 1 onder b of f AVG) en mag de functie alleen gebruiken als er een rechtmatig verwerkingsdoel is. De AI-melding zorgt voor transparantie; het voortzetten van de interactie wordt niet als toestemming behandeld.

Voor de openbare telefoondemo’s van n3tz/Griffi, inclusief de demo op +49 6898 4989977, is n3tz GmbH in Gründung verwerkingsverantwoordelijke. Daartoe horen de Duitse, Engelse, Franse, Nederlandse en Turkse ingangen; de demonummers staan los van ons zakelijke contactnummer. We verwerken het doorgegeven telefoonnummer, het gesprekstranscript en technische gespreksgegevens om de gevraagde demo te leveren, misbruik en kosten te beperken en fouten te analyseren (art. 6 lid 1 onder f AVG). We maken zelf geen geluidsopname; de realtime spraakverwerking gebeurt via Google Vertex AI in de EU. Transcript en gespreksrecord worden uiterlijk 90 dagen na het gesprek verwijderd. Leidt het gesprek tot een contact- of aanvraagrecord, dan wordt dat volgens de ingestelde termijn voor aanvragen geanonimiseerd; standaard is dat 24 maanden na de laatste wijziging. Een eenmalige sms met een boekingslink wordt alleen na uitdrukkelijke toestemming tijdens het gesprek verstuurd (art. 6 lid 1 onder a AVG); zonder toestemming gaat er geen sms uit.

n3tz is ook verwerkingsverantwoordelijke voor de browserdemo op demo.griffi.ai, die griffi.ai pas na een klik insluit: tekst en audio worden pas doorgegeven nadat u de demo zelf start en gaan dan voor realtime verwerking naar de Gemini API van Google; Cloudflare Turnstile beschermt de start tegen misbruik en verwerkt daarvoor netwerk- en browsergegevens; de demo logt en bewaart geen gespreksinhoud, transcripten of audio (art. 6 lid 1 onder f AVG).

Direct terugbellen

Via het formulier „Direct terugbellen” verwerken we bij het verzenden van een verzoek: naam, optioneel bedrijf, het opgegeven telefoonnummer, optioneel een korte notitie over het onderwerp, de pagina-URL, de paginataal en het IP-adres van het verzoek, dat laatste uitsluitend voor misbruikbescherming en verzoeklimieten. Het doel is één door u gevraagd terugbelgesprek door Griffi, de AI-assistent van n3tz. De rechtsgrond is uw toestemming (art. 6 lid 1 onder a AVG); u kunt die op elk moment tijdens het gesprek of per e-mail aan mail@n3tz.ai intrekken. Het terugbellen loopt via dezelfde spraak- en AI-verwerkers die in paragraaf 6 voor de AI-telefoonassistent zijn beschreven; er worden geen extra aanbieders ingezet. We bellen alleen terug naar Duitse telefoonnummers, maandag tot en met zaterdag van 8.00 tot 20.00 uur (Duitse tijd); buiten dat tijdvak bellen we vanaf 8.00 uur. Het verzoek zelf verwijderen we ongeveer een uur na het gesprek of nadat het is verlopen. Als bewijs van toestemming (§ 7 UWG, Duits recht inzake oneerlijke concurrentie) bewaren we een gehasht telefoonnummer, het tijdstip, de versie van de toestemmingstekst, het paginapad en de ID van het verzoek gedurende 24 maanden en verwijderen ze daarna. Een contact- of aanvraagrecord ontstaat pas als er echt een gesprek heeft plaatsgevonden.

Google-diensten: Agenda en Gmail-concepten

Een bevoegde gebruiker van onze klant kan zijn Google-account uitdrukkelijk en op elk moment herroepbaar aan de n3tz Zentrale koppelen. Agenda en Gmail-concepten worden apart gekoppeld; toegang tot de agenda geeft geen toegang tot Gmail en omgekeerd. Zonder zo’n koppeling heeft n3tz via deze interfaces geen toegang tot het Google-account.

• Google Agenda: Met de rechten calendar.readonly en calendar.events leest n3tz de vrij/bezet-tijden van de gekoppelde agenda om beschikbare tijden voor het plannen te bepalen; andere agenda’s van het account worden niet doorzocht of opgesomd. Als een gebruiker afspraken inplant, verzet of annuleert, maakt, wijzigt of verwijdert n3tz de bijbehorende agenda-items.
• Gmail: Met de rechten openid en email identificeert n3tz het gekoppelde account en toont het adres; deze rechten dienen alleen voor identificatie van het account. n3tz gebruikt gmail.compose uitsluitend om, op uitdrukkelijk verzoek van de gebruiker, een blijvend en bewerkbaar Gmail-concept te maken met de ontvangers, het onderwerp, de opgemaakte inhoud, het tekstalternatief, de gekozen handtekening en de gekozen bijlagen die de gebruiker heeft gecontroleerd. n3tz leest de mailbox niet, verwijdert geen berichten en verstuurt geen e-mail. De gebruiker opent, controleert, bewerkt en verstuurt het concept zelf in Gmail.

OAuth-gegevens worden versleuteld opgeslagen, gekoppeld aan tenant en gebruiker, en nooit aan de browser teruggegeven. Kortlevende toegangstokens worden alleen voor de betreffende API-aanroep gebruikt. Daarnaast bewaart n3tz alleen de account-, rechten-, afspraak-, concept- en synchronisatieverwijzingen die nodig zijn voor de zichtbare afspraak- of conceptflow, plus de afspraak- en conceptgegevens die al in de Zentrale worden beheerd. De koppeling kan in de instellingen worden verbroken; daarbij wordt de opgeslagen OAuth-toegang verwijderd en is verdere API-toegang niet meer mogelijk. Al gemaakte afspraken of concepten blijven in het Google-account tot de gebruiker ze daar beheert of verwijdert.

Informatie uit Google-API’s en daarvan afgeleide gegevens worden alleen gebruikt voor de agenda- en conceptfuncties die voor de gebruiker zichtbaar zijn. Ze worden niet verkocht, niet gebruikt voor reclame, kredietwaardigheidsbeslissingen of gegevenshandel, en niet gebruikt om algemene of gepersonaliseerde AI-modellen te trainen of te verbeteren. Verwerking door de in deze privacyverklaring en in de verwerkersovereenkomst genoemde subverwerkers gebeurt alleen voor zover die nodig is voor de gevraagde functie en een veilige werking. Het gebruik door n3tz van informatie uit Google-API’s volgt de Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor Limited Use.

De overdracht is versleuteld. Koppelen en ontkoppelen vragen om een nieuwe bevestiging door de ingelogde gebruiker; toegang en opgeslagen verwijzingen zijn beperkt tot de tenant en het gebruikersaccount van die gebruiker. Als het bijbehorende n3tz-gebruikers- of tenantaccount wordt verwijderd, worden de koppeling en de bijbehorende verwijzingen naar de aanbieder verwijderd. Daarnaast kan verwijdering worden aangevraagd volgens paragraaf 9.

Webpushmeldingen worden geleverd door de pushdienst die bij de browser of het besturingssysteem hoort. Waar gegevens niet rechtstreeks bij u worden verkregen, komen ze met name van het opdrachtgevende bedrijf, diens communicatiepartners, geautoriseerde agenda’s en documenten of de telefonieaanbieder (nummer en verbindingsgegevens). Het gaat om de hier beschreven contact-, communicatie- en dossiergegevens. Waar n3tz verwerkingsverantwoordelijke is, verstrekken we de door art. 14 AVG vereiste informatie in de regel binnen een maand, uiterlijk bij de eerste communicatie of verstrekking, tenzij een wettelijke uitzondering geldt. Bij verwerking voor klanten ondersteunen we het verantwoordelijke bedrijf.

5. Betalingsverwerking

Betaalde Griffi-self-service is nog niet ingeschakeld. Voor toekomstige betalingsverwerking is Stripe gepland. Vóór de activering noemen we de werkelijke Stripe-contractpartij, de verwerkingsrollen en de verwerking van betaalgegevens. Deze vermelding beweert niet dat er al een live betaalflow bestaat.

6. AI-verwerking

Dit beschrijft de standaardconfiguratie van Griffi. Een uitdrukkelijk afgesproken route met een Europese aanbieder blijft bestaan; voor die route gelden de apart verstrekte informatie over aanbieder, verwerking en bewaring. Er wordt niet automatisch tussen deze routes gewisseld.

Voor tekst- en documentverwerking, inclusief webchat, OCR, dictaten voor documenten, samenvattingen en interne assistentie, gebruiken we Google Vertex AI in de EU. Ook het AI-livegesprek aan de telefoon (Gemini Live) en de spraakmodus van de interne assistent gebruiken Vertex AI: model gemini-3.8-live, locatie eu. Begroetingen en vaste spraak gebruiken gemini-2.5-flash-tts in europe-west4. Er is geen automatische terugval naar een wereldwijd, Amerikaans of consumenten-API-endpoint. Een EU-inferentieregio betekent niet dat de aanbieder Europees is; toegang voor support, beveiliging en door subverwerkers kan toch derde landen betreffen.

Een begroetingstekst kan persoonsgegevens bevatten, met name de naam en vraag van de beller of context voor het vervolg. Die wordt voor de spraakuitvoer via Google Vertex AI in de EU verwerkt.

Bij dictaten voor documenten wordt een geüpload audiofragment eenmalig naar Vertex AI in de EU-regio gestuurd voor transcriptie en het uitlezen van het concept. n3tz bewaart het ruwe audiobestand niet blijvend; het resulterende brontranscript kan tot 90 dagen bij het concept worden bewaard.

De interne spraakassistent in de n3tz Zentrale wordt bediend door een ingelogde medewerker van onze klant en is alleen beschikbaar als n3tz die voor die klant heeft ingeschakeld. In de spraakmodus sturen we naar Google Vertex AI in de EU de spraak en het transcript van de lopende sessie, plus de gegevens die de assistent op verzoek van die medewerker uit de bestanden van de klant opvraagt: klant- en contactgegevens, uitgegeven zakelijke documenten en concepten voor offertes en facturen inclusief posten en bedragen, gespreksverslagen en transcripten, inhoud van binnenkomende e-mails, chatgeschiedenissen, afspraakgegevens en items uit de interne kennisbank. Dat betreft ook mensen die niet aan de spraaksessie deelnemen, met name bellers, afzenders van binnenkomende e-mails, deelnemers aan chatgeschiedenissen, ontvangers van offertes en facturen en medewerkers van onze klant. Het doel is de medewerker te informeren, ingesproken notities vast te leggen en concepten voor te bereiden; in de spraakmodus verstuurt, finaliseert, boekt of verwijdert de assistent niets. Elke opvraging van gegevens is beperkt tot de tenant van de ingelogde medewerker. We treden daarbij op als verwerker; onze klant bepaalt als verwerkingsverantwoordelijke doel en rechtsgrond van de verwerking (meestal art. 6 lid 1 onder b of f AVG).

Doorgifte naar derde landen vereist de voorwaarden van art. 44 e.v. AVG. Een adequaatheidsbesluit zoals het EU-US Data Privacy Framework (art. 45) geldt alleen voor verwerking door een daarvoor in aanmerking komende, op dat moment gecertificeerde ontvanger. Anders zijn passende waarborgen volgens art. 46 nodig, zoals werkelijk overeengekomen modelcontractbepalingen en de nodige aanvullende maatregelen. Alleen het noemen van een instrument bevestigt geen bepaald accountcontract. Informatie over de betreffende ontvangers en waarborgen, en een kopie van de relevante waarborgen, kunt u opvragen via mail@n3tz.ai. Het overzicht per module staat in de verwerkersovereenkomst (Duits).

n3tz maakt en bewaart zelf geen geluidsopname, niet van het AI-livegesprek aan de telefoon en niet van de interne spraakassistent. De productieconfiguratie vraagt geen hervatting van Gemini Live-sessies aan en ook niet de optionele bewaring van de gespreksstatus tot 24 uur. Volgens de voorwaarden van Google Cloud gebruikt Google klantgegevens niet zonder voorafgaande toestemming of instructie om zijn modellen te trainen. Bewaring door de aanbieder voor misbruikbewaking en wettelijke verplichtingen hangt af van de toepasselijke accountvoorwaarden, uitzonderingen en ingeschakelde functies; EU-inferentie alleen betekent nog geen Zero Data Retention. Dat geldt ook voor context en gegevens die de interne assistent opvraagt. We beloven niet dat er helemaal geen opslag of verdere toegang bij de aanbieder plaatsvindt.

Ook bij de interne spraakassistent bewaart n3tz het transcript van de spraaksessie niet; dat wordt de medewerker alleen in zijn browser getoond zolang de sessie loopt. Alleen de resultaten die de medewerker uitdrukkelijk in gang zet, worden blijvend opgeslagen, met name notities, taken en concepten; die staan in de bestanden van onze klant en vallen onder diens bewaartermijnen. De beveiligingslogging van deze sessies bevat geen inhoud: geen gespreksinhoud en geen klant- of documentgegevens.

De standaardconfiguratie is niet bedoeld voor klinische praktijk, medisch advies, diagnose of behandeling, en niet voor Gemini-toepassingen die zich richten op of waarschijnlijk worden gebruikt door personen onder de 18. Ander gebruik vraagt om een voorafgaande beoordeling van rechtsgronden, voorwaarden van de aanbieder en waarborgen, en zo nodig een geschikte alternatieve verwerker. Goedkeuring door n3tz vervangt geen vereiste toestemming van de aanbieder. Geplande verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens volgens art. 9 AVG of van beroepsgeheimen volgens § 203 StGB (Duits strafrecht) vraagt om een aparte overeenkomst. Gevoelige gegevens die toevallig worden aangeleverd, moeten worden beperkt, tegen toegang worden beschermd en waar nodig worden verwijderd.

Google Cloud Data Processing Addendum · Google Cloud: Zero Data Retention

7. Contact met ons

Als u ons per e-mail of telefoon benadert, verwerken we uw contactgegevens, uw bericht en de nodige verbindingsgegevens om de vraag af te handelen. Art. 6 lid 1 onder b AVG geldt voor stappen op weg naar een overeenkomst met u; voor andere zakelijke correspondentie, ook met vertegenwoordigers en medewerkers, geldt art. 6 lid 1 onder f AVG voor ons belang bij het afhandelen van het verzoek. Voor een persoonlijk antwoord zijn een bereikbaar contactkanaal en informatie over uw vraag nodig. Onze contactpagina heeft geen algemeen contactformulier; de specifieke processen hieronder staan daar los van. Gegevens worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn, onder voorbehoud van toepasselijke bewaarplichten.

Voor eerdere aanmeldingen op de wachtlijst voor spraakhosting in de EU verwerken we het opgegeven e-mailadres, de taal en het paginapad van de site en de versie van de toestemming, uitsluitend om één melding te sturen zodra dit aanbod beschikbaar is. De aanmelding op de wachtlijst alleen is geen nieuwsbriefabonnement. De hieronder beschreven toestemming voor de nieuwsbrief geldt alleen als u de aparte, optionele keuze voor n3tz-updates selecteert en daarna de link bevestigt die naar uw e-mailadres is gestuurd. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder a AVG. U kunt uw toestemming op elk moment per e-mail intrekken. We verwijderen de aanmelding na intrekking, als het project wordt stopgezet of na de eenmalige melding, tenzij een nauw begrensde wettelijke bewijsplicht blijft gelden.

Als u een verzoek stuurt over Quality Lab en een mogelijke audit, verwerken we het opgegeven e-mailadres, de taal en het paginapad van de site en de versie van de toestemming, uitsluitend om u eenmalig over Quality Lab en een mogelijke audit te benaderen. Het verzoek alleen is geen nieuwsbriefabonnement. De hieronder beschreven toestemming voor de nieuwsbrief geldt alleen als u de aparte, optionele keuze voor n3tz-updates selecteert en daarna de link bevestigt die naar uw e-mailadres is gestuurd. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder a AVG. U kunt uw toestemming op elk moment per e-mail intrekken. We verwijderen de aanmelding na intrekking, als het project wordt stopgezet of na het eenmalige contact, tenzij een nauw begrensde wettelijke bewijsplicht blijft gelden.

Als u zich aanmeldt voor n3tz-updates, via de optionele keuze bij een wachtlijst of via het formulier boven de voettekst van de site, verwerken we uw e-mailadres, taal, bron en paginapad, tijdstempels, de versie van de toestemming en gezouten hashes van IP-adres en user agent als bewijs van toestemming. Brevo stuurt eerst alleen een bevestigingsmail. Pas nadat de link is geopend en de bevestiging actief is verzonden (double opt-in), slaan we het abonnement als bevestigd op, informeren we ons team, sturen we één welkomstmail en voegen we het adres, waar ingesteld, toe aan de daarvoor bedoelde Brevo-lijst. Onbevestigde aanmeldingen worden na 48 uur verwijderd. Bevestigde contactgegevens en bewijs blijven bewaard tot intrekking of tot het doel vervalt. De bevestigings- en welkomstmail laden het statische n3tz-logo van de betreffende n3tz-website, zonder ontvangerspecifieke URL-parameters en zonder open-tracking. De persoonlijke afmeldlink in de welkomstmail haalt het adres uit de nieuwsbrieflijst; zodra dat is gelukt, verwijderen we het ruwe adres uit ons nieuwsbriefbewijs en bewaren we gepseudonimiseerd bewijs van de intrekking maximaal vier jaar. U kunt zich ook op elk moment afmelden en uw toestemming intrekken per e-mail aan mail@n3tz.ai. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder a AVG; de e-mails worden verstuurd door Sendinblue SAS (Brevo) in de EU.

Stuurt onze klant een fotoverzoek, dan krijgt de betrokken persoon een tijdelijk geldige link zonder login om de gevraagde foto’s voor het betreffende dossier te uploaden. We verwerken de bestanden, technische metadata, controlesommen en, als ze in het originele bestand staan, EXIF-metadata uitsluitend om ze aan het dossier van onze klant te koppelen en daar beschikbaar te stellen. Onze klant bepaalt als verwerkingsverantwoordelijke rechtsgrond en doel; uploaden is vrijwillig. Fotobestanden, EXIF-metadata, uploadrechten en beveiligingsgebeurtenissen hebben eigen, op het doel gebaseerde verwijdercriteria. Bestanden en metadata die niet meer nodig zijn, moeten volgens de instructies worden verwijderd; de looptijd van het contract alleen rechtvaardigt geen bewaring.

Een e-mailadres opgeven in de validator voor e-facturen is optioneel; de lokale controle werkt ook zonder, en het factuurbestand wordt niet doorgegeven. Vraagt u het resultaat en de checklist aan, dan verwerken we uw e-mailadres, taal, een technische samenvatting zonder factuurinhoud, tijdstempels, de versie van de toestemming en hashes van IP-adres en user agent als bewijs van toestemming. Pas na bevestiging van de link (double opt-in) sturen we het gevraagde materiaal, informeren we ons team en voegen we het adres, waar ingesteld, toe aan de daarvoor bedoelde Brevo-lijst; dit is geen marketingabonnement. Onbevestigde gegevens worden na 48 uur verwijderd en het bewijs na 180 dagen. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder a AVG. De e-mails worden verstuurd door Sendinblue SAS (Brevo) in de EU.

Als u ons via WhatsApp benadert, verwerken we uw telefoonnummer, profielnaam en berichtinhoud, inclusief eventuele spraakberichten, foto’s en afbeeldingen van bonnen die u stuurt, om uw vraag af te handelen. Spraakberichten worden automatisch binnen de EU-regio getranscribeerd. De rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder b of f AVG; het gebruik van dit kanaal is vrijwillig, en e-mail en telefoon zijn gelijkwaardige alternatieven. De levering loopt via het WhatsApp Business Platform van WhatsApp Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Ierland. Meta Platforms Ireland Ltd. kan gegevens doorgeven aan Meta Platforms, Inc. in de VS, onder de voorwaarden voor doorgifte in paragraaf 6. Het transport is end-to-end versleuteld, maar het bericht wordt aan onze ontvangende kant voor verdere verwerking ontsleuteld, en Meta verwerkt daarnaast verkeers- en metadata als eigen verwerkingsverantwoordelijke volgens zijn eigen privacyverklaring. Op individueel ingeschakelde servicenummers kan een geautomatiseerde assistent geautoriseerde bedrijfsgegevens lezen, binnenkomende berichten direct beantwoorden en concepten voorbereiden. Het verzenden of definitief maken van zakelijke documenten en andere bindende handelingen staan daar los van en vragen om de betreffende uitdrukkelijke goedkeuring en menselijke controle.

Verificatie van afspraken is een aparte uitgaande flow: WhatsApp is het standaardkanaal voor een zescijferige eenmalige code (OTP), met sms als alternatief bij afmelding of als terugval. Alleen het telefoonnummer, de code en leveringsmetadata worden doorgegeven, geen afspraak- of bedrijfsinhoud. Een inkomend WhatsApp-servicekanaal hoeft voor deze verificatie niet te zijn ingeschakeld. De klant bepaalt doel en rechtsgrond voor zijn afsprakenproces.

8. Cookies en bereikmeting

Een eerste gewoon bezoek aan n3tz.ai of griffi.ai plaatst geen cookies en slaat geen identificatie op. De browsertaal wordt lokaal gebruikt om automatisch een beschikbare Duitse, Engelse, Franse, Nederlandse of Turkse taal-URL te kiezen. Alleen als een bezoeker in het taalmenu een taal kiest, wordt die functionele voorkeur als n3tz_locale maximaal twaalf maanden in de lokale opslag bewaard; ze wordt niet gebruikt voor analyse of profilering. Ze dient de taalfunctie die u uitdrukkelijk hebt gekozen.

Voor een uitsluitend geaggregeerde succesmeting telt n3tz.ai geselecteerde klikken op telefoon- en afspraakknoppen, een succesvol geautoriseerd en geladen boekingsformulier en een afgeronde boeking die pas wordt gemeld nadat ze op de server is opgeslagen. De afronding wordt niet door de browser gemeld. Telverzoeken gaan alleen naar het door n3tz beheerde endpoint /api/funnel op n3tz.ai, ook vanaf griffi.ai; de teller slaat alleen de naam van de gebeurtenis en de waarde 1 op. Route, zoekparameters, verwijzer, invoer in de calculator, apparaatklasse, sessie- of gebruikersidentificatie worden niet verstuurd of opgeslagen. Voor deze tellers worden geen cookies of browseropslag gebruikt.

Daarnaast houden we een tweede, eveneens uitsluitend geaggregeerde teller bij om het succes van onze eigen advertenties en pagina’s te meten. Die telt afgeronde handelingen: een klik op een telefoonnummer of e-mailadres, een klik op een afspraakknop, een weergave van de flyerlandingspagina, een gestarte boeking, een geladen boekingsformulier, een op de server afgeronde boeking, een afgeronde snelle check en een verzonden aanmelding voor de nieuwsbrief, de controle van een e-factuur of een contactverzoek. Het telverzoek gaat naar het door n3tz beheerde endpoint /api/conversion op n3tz.ai, ook vanaf griffi.ai; van daaruit sturen we het server-side door naar ons eigen rapportagesysteem. Alleen de naam van de gebeurtenis, het pad van de huidige pagina (zonder zoekparameters en zonder fragment) en, indien aanwezig, de campagneparameters utm_source, utm_medium en utm_campaign van dezelfde pagina-URL worden doorgegeven. Opgeslagen wordt een eenvoudige dagteller; één record luidt „op deze dag, op deze pagina, uit deze campagne, zo vaak”. IP-adres, browseridentificatie, verwijzer, tijdstip, formulierinhoud, invoer in de calculator, apparaatklasse en elke sessie- of gebruikersidentificatie worden niet doorgegeven en niet opgeslagen, en een gclid of vergelijkbare klikparameter voor advertenties wordt bewust niet gebruikt. Er worden geen cookies en geen browseropslag gebruikt, en de getallen zijn niet tot een persoon te herleiden. Elke gebeurtenis wordt per paginaweergave hooguit één keer geteld.

Als u een afspraak boekt, slaan we de drie campagnelabels van de boekingspagina samen met de afspraak op om de aanvraag aan onze campagne toe te wijzen. We verwijderen ze samen met de afspraak. We geven deze labels in het werkgeheugen door aan het geautoriseerde boekingsformulier, zonder cookies of browseropslag. De dagteller ontvangt geen contactgegevens en geen boekingsidentificatie. Deze toewijzing werkt ook als u optionele analysetoestemming weigert.

De webchat van n3tz (Griffi) is op de openbare marketingwebsite ingebouwd. Een gewone paginaweergave doet geen verzoek aan de chatdienst. De eerste gebeurtenis pointerdown (muis of pen), keydown, touchstart of scroll laadt het insluitscript van empfang.griffi.ai. Het script vraagt daarna een ondertekende technische autorisatie aan die aan de betreffende website-origin en de chatsessie is gebonden. Pas na succesvolle uitgifte wordt die onder empfang_chat_capability_v3:tenant_n3tz_gmbh:https://empfang.griffi.ai in de sessieopslag bewaard. Elke waarde is maximaal vijf minuten geldig; zolang de pagina open blijft, wordt ongeveer 30 seconden voor het verlopen een verlenging geprobeerd, en een gelukte verlenging vervangt de opgeslagen waarde. Ongeldige of verlopen waarden worden verwijderd, en de sessieopslag eindigt uiterlijk bij het sluiten van het browsertabblad. De waarde bevat geen chatinhoud en wordt niet gebruikt voor analyse of profilering. Het chatvenster en de chatinhoud worden pas verwerkt als u Griffi uitdrukkelijk opent. De ingebouwde chat bewaart dan ook de zichtbare tijdlijn onder empfang_timeline:tenant_n3tz_gmbh:<chat session> in de sessieopslag van empfang.griffi.ai; die cache eindigt uiterlijk met het tabblad en staat los van de bewaring op de server. De AI-verwerking loopt via Google Vertex AI in de EU-regio, zoals beschreven in paragraaf 6. Tracking- of marketingcookies en externe bereikmeting gebruiken we alleen na uw uitdrukkelijke toestemming (zie „Bereikmeting op basis van toestemming”); er vindt geen profilering plaats. De enige uitzondering is een YouTube-video die u zelf met een klik start; zie „YouTube-video’s (Google)” hieronder. Het precieze overzicht van de opslag staat in ons Duitse cookiebeleid.

Algemene interacties met de pagina starten deze voorbereiding voordat de chat wordt geopend; ze zijn geen uitdrukkelijke toestemming voor chatverwerking. De uitspraken over tracking, bereikmeting en profilering gaan over de marketingwebsites, niet over alle andere producten.

9. Uw rechten

U hebt de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:

• Inzage (art. 15 AVG)
• Rectificatie (art. 16 AVG)
• Wissing (art. 17 AVG)
• Beperking van de verwerking (art. 18 AVG)
• Overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG)
• Bezwaar (art. 21 AVG)
• Intrekking van toestemming (art. 7 lid 3 AVG)

Het intrekken van toestemming geldt voor toekomstige verwerking en doet niets af aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking. Tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen kunt u bezwaar maken om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, en tegen direct marketing op elk moment. Andere rechten gelden onder hun wettelijke voorwaarden. Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via mail@n3tz.ai.

10. Recht om een klacht in te dienen

U hebt het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Bevoegde autoriteit:
Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland (onafhankelijke gegevensbeschermingsautoriteit van Saarland)
Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken, Duitsland

11. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden verwijderd zodra hun doel vervalt, tenzij toepasselijke bewaarplichten iets anders vereisen. Volgens § 257 HGB en § 147 AO (Duits handels- en belastingrecht) gelden voor de betreffende soorten documenten in de regel tien jaar voor boeken en jaarrekeningen, acht jaar voor boekingsstukken en zes jaar voor handels- of zakelijke correspondentie. Begin van de termijn, uitzonderingen en fiscale verlengingen volgen de toepasselijke wet. Deze plichten leggen niet één algemene termijn op voor alle persoonsgegevens.

Operationeel geldt in de regel 90 dagen voor gesprekstranscripten, opgeslagen chat- en mailboxinhoud en transcripten van dictaten; de instelbare standaard voor losse aanvragen is 24 maanden na de laatste wijziging. Opgeslagen agentgesprekken, berichten en concepten hebben een termijn van 12 maanden. De betreffende configuratie, het doel en de gedocumenteerde verwijderinstructies gelden; wettelijke bewaarplichten voor zakelijke documenten staan daar los van. Transcripten van interne spraaksessies worden niet blijvend opgeslagen. Klantdocumenten die in opdracht van een klant worden verwerkt, staan los van de eigen boekhouding van n3tz.

Auditgegevens van beheerders: 24 maanden; supportgegevens: 24 maanden na afsluiting. Afspraken, inactieve contacten, dossiers, kennis en foto’s worden bewaard volgens doel, status en instructies van de klant, niet automatisch voor de hele looptijd van het contract. Website- en beveiligingslogs worden alleen bewaard zolang dat nodig is voor levering, foutanalyse of een concreet beveiligingsincident. Bewijs- en blokkeringsrecords zijn beperkt tot wat nodig is om intrekkingen te respecteren en rechtsvorderingen te verdedigen (art. 6 lid 1 onder f AVG); gepseudonimiseerd bewijs van intrekking van de nieuwsbrief wordt maximaal vier jaar na de intrekking bewaard, gescheiden van het bewijs van de validator.

Aan het einde van de verwerking kiest de klant tussen teruggave en verwijdering; voor de export is 30 dagen beschikbaar. Daarna moeten de betreffende primaire gegevens, inclusief bijbehorende R2-objecten, worden verwijderd, tenzij een concrete wettelijke plicht bewaring vereist. Back-ups moeten tot hun gedocumenteerde afloop voor gewoon gebruik geblokkeerd blijven; lopende verwijderingen en tussentijdse verzoeken van betrokkenen moeten vóór een herstel opnieuw worden toegepast. Kopieën bij aanbieders en door klanten beheerde bestemmingen worden apart bekeken. De bewaring door aanbieders in paragraaf 6 hangt af van de toepasselijke voorwaarden; ze is geen verwijderbelofte van n3tz.

12. Subverwerkers

De verwerkersovereenkomst (Duits) noemt de aanbieders voor overeengekomen Griffi-modules. Hetzner levert applicatieservers en de database; Cloudflare Pages/Edge host de websites en de worker voor inkomende e-mail, en R2 slaat objecten op. Google Vertex AI verzorgt de tekst- en spraakinferentie in de EU. Brevo (Sendinblue SAS) levert e-mail, seven sms, sipgate telefonie, en WhatsApp/Meta de beschreven WhatsApp-flows. SendGrid of Gmail SMTP zijn ingestelde alternatieve e-mailroutes, geen automatische terugval bij fouten. OAuth-koppelingen voor Agenda/Gmail-concepten en door klanten gekozen bestemmingen staan daar los van.

Atlas verwerkt identiteit, rechten en geautoriseerde kennis via Cloudflare Access/Worker/KV/D1 en kennisbronnen op GitHub. Git-geschiedenis en wijzigingen kunnen blijvende kopieën bevatten. Een gekoppelde AI-client ontvangt geautoriseerde inhoud; de verdere verwerking hangt af van die client en dat account. Het intrekken van toegang verwijdert al geleverde kopieën niet automatisch.

Academy verwerkt identiteit, leervoortgang, inzendingen en beoordelingen. De AI-coach kan vragen, gespreksfragmenten en inzendingen via OpenRouter naar de gebruikte modelaanbieder sturen; er geldt geen algemene belofte van uitsluitend EU-verwerking of geen bewaring. Geautomatiseerde beoordelingen kunnen de leervoortgang veranderen. U kunt via mail@n3tz.ai een menselijke beoordeling of correctie aanvragen.

Quality Lab test apart geautoriseerde doelen en kan geluidsopnamen, transcripten en evaluaties verwerken. De uitspraak van Griffi dat het zelf geen geluidsopname maakt, geldt hier niet categorisch. Doelen en opname moeten vóór tests zijn geautoriseerd. De verwerkersovereenkomst van Griffi omvat Atlas, Academy en Quality Lab niet. Rollen, gegevensomvang, ontvangers en bewaring worden voor een concrete productinzet apart vastgelegd en gecommuniceerd.