E-Rechnung-Pflicht 2027: Was KMU jetzt tun müssen

E-Rechnung-Pflicht: Was müssen KMU jetzt tun?

Die E-Rechnung-Pflicht 2027 ist der nächste verbindliche Schritt der gesetzlichen E-Rechnungs-Umstellung in Deutschland: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000€ Vorjahresumsatz ihre B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnung ausstellen: eine PDF per E-Mail genügt dann nicht mehr. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle inländischen B2B-Unternehmen.

Empfangen können muss eine E-Rechnung übrigens schon heute jeder: Diese Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Wer 2026 noch reine PDFs verschickt, sollte die verbleibende Übergangsfrist jetzt nutzen, um Prozesse, Software und Formate umzustellen.

Dieser Leitfaden erklärt den Fahrplan, die zulässigen Formate (ZUGFeRD und XRechnung) und was kleine und mittlere Betriebe konkret vorbereiten sollten. Dazu gehört ein kostenloses Prüf-Werkzeug direkt in diesem Artikel.

Was ist eine E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist kein PDF. Sie ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Eine eingescannte Rechnung oder ein klassisches PDF gilt seit 2025 nur noch als „sonstige Rechnung”, nicht als E-Rechnung.

Der Unterschied ist technischer Natur, aber entscheidend: Bei einer echten E-Rechnung kann die Buchhaltungssoftware des Empfängers alle Pflichtangaben automatisch auslesen und verarbeiten, ohne Abtippen, ohne Medienbruch. Genau das ist das Ziel des Gesetzgebers.

Der Fahrplan zur E-Rechnung-Pflicht 2027

Die Umstellung läuft gestaffelt. Die wichtigste Frist für die meisten Betriebe ist nicht 2025, sondern das Auslaufen der Übergangsregelungen Ende 2026 und 2027.

Kurz: Wer 2027 über der 800.000€-Grenze liegt, muss umstellen. Alle anderen haben ein Jahr länger Zeit. Warten sollten sie trotzdem nicht, denn ihre Geschäftskunden werden früher umstellen und zunehmend E-Rechnungen verlangen.

Wer ist ausgenommen?

• Kleinbetragsrechnungen bis 250€ (brutto) und Fahrausweise dürfen weiterhin als „sonstige Rechnung” ausgestellt werden.
• Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der Pflicht nicht erfasst.
• Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen aber auch sie.

ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format?

Beide sind zulässige E-Rechnungs-Formate und beide erfüllen EN 16931. Der Unterschied liegt im Aufbau und im typischen Einsatzzweck.

Für viele kleine und mittlere Betriebe ist ZUGFeRD/Factur-X praktisch, weil die Datei eine lesbare PDF mit strukturierten Daten verbindet. Ob der konkrete Empfänger Format, Profil und Übermittlungsweg akzeptiert, sollte trotzdem vorab geklärt werden.

E-Rechnung kostenlos prüfen: direkt hier

Bevor Sie Rechnungen umstellen, lohnt sich ein Test: Erfüllt eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei wirklich alle EN-16931-Geschäftsregeln? Genau das können Sie direkt unter diesem Artikel kostenlos prüfen.

Unser E-Rechnungs-Prüfer extrahiert das eingebettete XML, bestimmt Format und Profil und führt die gebündelten EN-16931-/XRechnung-Schematron-Regeln aus. Zusätzlich prüft er, ob verwendete PDF-Schriften eingebettet sind. Das Ganze läuft vollständig in Ihrem Browser: Ihre Rechnung wird nicht hochgeladen, nicht gespeichert und nicht an einen Server gesendet. Das Ergebnis ist eine technische Regel- und Schrifteinbettungsprüfung; es belegt weder steuerliche Anerkennung noch Authentizität, Integrität, vollständige PDF/A-Konformität oder Empfängerannahme.

Probieren Sie es aus: E-Rechnung jetzt prüfen ↓, oder nutzen Sie die ausführliche Version mit Erklärungen unter E-Rechnung prüfen.

Was KMU jetzt konkret vorbereiten sollten

Die Umstellung ist gut machbar, wenn Sie sie in Schritten angehen:

1. Empfang sicherstellen. Können Sie heute eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei empfangen und auslesen? Falls nicht, ist das der erste, gesetzlich bereits geforderte Schritt.
2. Eigenen Umsatz prüfen. Lagen Sie 2026 über 800.000€ Vorjahresumsatz? Dann gilt die Ausstellungspflicht für Sie ab 1. Januar 2027, sonst ab 2028.
3. Format festlegen. Für gemischte B2B-Empfänger ist ZUGFeRD/Factur-X meist die beste Wahl.
4. Rechnungssoftware umstellen. Ihre Software muss die für Ihren Fall benötigten strukturierten Daten erzeugen können. Führen Sie eine technische Regelprüfung durch und klären Sie zusätzlich Empfängeranforderungen sowie steuerliche und archivrechtliche Fragen.
5. Stammdaten ergänzen. Pflichtfelder wie die Leitweg-ID (bei Behörden), USt-IdNr. und korrekte Steuerkategorien müssen sauber hinterlegt sein.
6. Steuerberater einbinden. Klären Sie früh, wie E-Rechnungen in Ihren Buchhaltungs- und DATEV-Prozess fließen.

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Technische Regelverletzungen können zum Beispiel eine fehlende Angabe oder eine nicht stimmige Summe (Netto + Steuer ≠ Brutto) betreffen. Ein Empfänger kann eine Datei deshalb automatisiert ablehnen; ob das tatsächlich geschieht und welche steuerlichen Folgen bestehen, hängt vom konkreten Fall ab.

Deshalb gilt: Erst prüfen, dann verschicken. Ein kurzer Validierungslauf zeigt Ihnen mit Regel-Code und Klartext-Erklärung genau, welches Feld fehlt oder welche Summe nicht passt.

„Diese E-Rechnung entspricht nicht den Formatvorgaben”: ein technischer Empfängerhinweis

Ein möglicher technischer Befund verdient einen eigenen Abschnitt: Ein Empfängersystem kann bei einer hybriden Rechnung auf Formatvorgaben hinweisen, obwohl die geprüften EN-16931-Regeln keinen Fehler ergeben.

Unser Tool trennt zwei begrenzte Prüfungen: Es führt die gebündelten Schematron-Regeln auf den XML-Rechnungsdaten aus und prüft, ob verwendete PDF-Schriften eingebettet sind. Eine fehlende Einbettung verletzt eine PDF/A-Anforderung und sollte vom Rechnungssteller durch eine neu erzeugte Datei behoben werden. Daraus folgt aber weder, dass dies die Ursache eines bestimmten DATEV-Hinweises ist, noch dass alle anderen PDF/A-Anforderungen erfüllt sind.

Ob ein Empfänger die Datei akzeptiert oder weiterverarbeitet, hängt von dessen System und Prüfregeln ab. Erkennt das Tool eine nicht eingebettete verwendete Schrift, liegt die technische Korrektur beim Rechnungssteller: Er muss die Datei mit eingebetteten Schriften neu erzeugen.

Unser kostenloser E-Rechnungs-Prüfer zeigt neben den EN-16931-/XRechnung-Regelbefunden auch verwendete PDF-Schriften ohne erkannte Einbettung. Er prüft nicht die übrige PDF/A-Struktur und sagt keinen Hinweis eines bestimmten Empfängers voraus. Griffi bereitet hybride ZUGFeRD-/Factur-X-Dateien mit eingebettetem EN-16931-XML und eingebetteten Schriften vor; fachliche und steuerliche Prüfung, Authentizität, Integrität, vollständige PDF/A-Konformität und Empfängerannahme bleiben außerhalb des Validator-Ergebnisses.

E-Rechnungen erstellen und prüfen: beide Seiten abgedeckt

Dokumente & Buchhaltung ist bei Griffi kein Zusatzmodul, sondern in jeder Grundstufe enthalten: schon in Light für 49 €/Monat (netto zzgl. USt.). Sie bereiten ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnungen direkt aus einem Vorgang als prüfbaren Entwurf vor; eingehende XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien prüfen Sie kostenlos mit dem E-Rechnungs-Prüfer. Pflichtfeld- und Formatprüfungen helfen bei der technischen Qualität, ersetzen aber keine steuerliche oder rechtliche Prüfung des Einzelfalls.

Unterschiedlich ist zwischen den Grundstufen nur die Menge, nicht der Funktionsumfang. Gezählt wird ein gemeinsamer Dokumenten-Pool aus finalisierten Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen pro Kalendermonat: 20 bei Light (49 €/Monat) mit harter Grenze, 150 bei Standard (99 €/Monat oder 990 €/Jahr) und 750 bei Premium (299 €/Monat oder 2.990 €/Jahr). Bei Standard und Premium wird bei Annäherung an die Grenze nur gewarnt. So bleiben Angebote, Rechnungen, Anfragen und nächste Aufgaben in derselben Zentrale. Mehr dazu unter Dokumente & E-Rechnung.

Sind Sie Steuerberater oder Kanzlei? Dann hilft der kostenlose Validator, Mandanten-Rechnungen schnell gegenzuprüfen. Wie das in den Kanzlei-Alltag passt, lesen Sie unter Lösungen für Steuerberater.

Was KMU jetzt wirklich vorbereiten müssen

Die E-Rechnung-Pflicht 2027 ist keine ferne Zukunftsmusik: Für umsatzstärkere Betriebe beginnt die Ausstellungspflicht am 1. Januar 2027, für alle anderen ein Jahr später, und die allgemeine PDF-Übergangsfrist endet bereits Ende 2026. Wer Empfang, Format und Software jetzt ordnet, hat die Umstellung entspannt hinter sich, bevor die ersten Geschäftskunden E-Rechnungen verlangen.

Der einfachste erste Schritt: Prüfen Sie eine Beispiel-Rechnung kostenlos und ohne Upload direkt im Browser gegen die EN-16931-Regeln.

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