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Griffi. Der KI-Kollege, der Anrufe annimmt und danach die Büroarbeit erledigt.

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Handwerkersoftware mit KI

Du bist auf der Baustelle. Dein Büro läuft trotzdem.

Griffi ist der KI-Kollege für den Weg von der Kundenanfrage zum nächsten Büroergebnis. Telefon, E-Mail, Webchat, Wissen, Aufgabe, Angebot und Rechnung bleiben in einem Vorgang. Eine bestehende Handwerker-ERP oder Buchhaltung ersetzt Griffi nicht.

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Griffi

Eine Angebotsanfrage vom ersten Kontakt bis zum nächsten Schritt

  1. 1

    Anfrage erfassen

    Griffi legt Kontakt, Gewerk, Anliegen, Ort und Dringlichkeit als Vorgang an.

  2. 2

    Informationen ergänzen

    Nachgereichte E-Mails oder Dokumente werden demselben Vorgang zugeordnet.

  3. 3

    Arbeit vorbereiten

    Termin, Rückruf-Aufgabe oder Angebotsentwurf entsteht nach deinen Regeln.

  4. 4

    Prüfen und weiterarbeiten

    Du bestätigst den entscheidenden Schritt und siehst sofort, was offen bleibt.

Drei Gesprächsbeispiele

So klingt Griffi in klar begrenzten Abläufen.

Alle Firmen, Personen und Gespräche sind fiktiv und synthetisch erzeugt. Die Seiten daneben erklären Produktgrenzen und Voraussetzungen.

Fiktives, synthetisch erzeugtes Beispielgespräch. Keine echte Kundenaussage.

Gespräch als Text

Griffi: Guten Abend bei SaarSanitär Schneider. Hier ist Griffi, unser digitaler Assistent. Was ist passiert?

Anrufende Person: Hier ist Herr Müller. Im Keller läuft Wasser aus einem Rohr. Wir brauchen dringend Hilfe.

Griffi: Sind Personen in Gefahr, kommt Wasser an Strom oder gibt es Rauch? Dann halten Sie Abstand und rufen sofort die 112.

Anrufende Person: Nein. Der Stromkasten ist in einem anderen Raum, und niemand ist in Gefahr.

Griffi: Ist der Hauptabsperrhahn gefahrlos erreichbar und bereits geschlossen?

Anrufende Person: Ja, er ist geschlossen. Es tropft aber noch nach. Bitte rufen Sie mich unter null eins sieben sechs, eins zwei drei vier fünf sechs sieben zurück.

Griffi: Danke. Ich habe den Wasseraustritt, die geschlossene Hauptleitung und Ihre Rückrufnummer als dringenden Notfall erfasst. Die Notdienst-Pauschale beträgt 149 Euro. Sie wird bei Auftrag verrechnet. Ich übergebe Sie jetzt an den Bereitschaftsdienst.

Notdienst →

Fiktives, synthetisch erzeugtes Beispielgespräch. Keine echte Kundenaussage.

Gespräch als Text

Griffi: Guten Tag bei SaarWärme Heiztechnik Müller. Hier ist Griffi, unser digitaler Assistent. Wie kann ich helfen?

Anrufende Person: Guten Tag, hier ist Frau Albert. Ich möchte die jährliche Wartung meiner Heizung vereinbaren, am liebsten nächste Woche.

Griffi: Handelt es sich nur um die geplante Wartung, oder ist die Anlage aktuell ausgefallen?

Anrufende Person: Nur um die Wartung. Die Heizung läuft normal.

Griffi: Dann kann ich Dienstag um neun Uhr oder Donnerstag um vierzehn Uhr anbieten. Was passt besser?

Anrufende Person: Donnerstag um vierzehn Uhr passt. Meine Rückrufnummer ist null eins sieben eins, zwei drei vier fünf sechs sieben acht.

Griffi: Danke. Die Wartung ist für Donnerstag um vierzehn Uhr eingetragen. Der Betrieb sieht Ihre Rückrufnummer und den Hinweis, dass kein Ausfall vorliegt.

Terminbuchung →

Fiktives, synthetisch erzeugtes Beispielgespräch. Keine echte Kundenaussage.

Gespräch als Text

Griffi: Guten Tag bei SaarVolt Elektrotechnik Becker. Hier ist Griffi, unser digitaler Assistent. Worum geht es?

Anrufende Person: Guten Tag, mein Name ist Herr Klein. Wir möchten eine Wallbox in unserer Garage installieren lassen und brauchen ein Angebot.

Griffi: Ist es ein Einfamilienhaus, und gibt es schon einen vorgesehenen Montageplatz?

Anrufende Person: Ja. Der Platz ist direkt neben dem Garagentor, ungefähr zwölf Meter von der Unterverteilung entfernt.

Griffi: Für ein belastbares Angebot muss eine Elektrofachkraft die Anlage vor Ort prüfen. Passt Freitag um acht Uhr für die Bestandsaufnahme?

Anrufende Person: Ja, Freitag um acht Uhr passt.

Griffi: Danke. Ich habe Einfamilienhaus, Wallbox in der Garage, ungefähr zwölf Meter Leitungsweg und den Termin notiert. Auslegung und Preis folgen erst nach der fachlichen Prüfung.

Angebotsanfrage →

Anfragen kommen über mehrere Kanäle

Telefon, E-Mail, Website und Fotos ergeben erst zusammen den Auftrag.

Betriebswissen steckt im Kopf

Preise, Zuständigkeiten und Ausnahmen lassen sich schwer delegieren.

Dokumente warten bis abends

Angebot, Rechnung oder Beleg werden nach dem eigentlichen Arbeitstag vorbereitet.

Ein Vorgang statt vieler Nachrichten

So hält Griffi den Zusammenhang.

  1. 01

    Eingang

    Anruf, E-Mail, Chat oder Dokument wird strukturiert erfasst.

  2. 02

    Vorgang

    Kontakt, Anliegen, Wissen, Regeln und nächste Aufgabe werden verbunden.

  3. 03

    Arbeit

    Das passende Modul bereitet Antwort, Dokument, Termin oder Nachfassen vor.

  4. 04

    Kontrolle

    Du prüfst sensible Schritte und fachliche Entscheidungen.

  5. 05

    Ergebnis

    Status, Verlauf und nächster Schritt bleiben in der Zentrale nachvollziehbar.

Zentrale plus vier Module

Du wählst, welche Arbeit Griffi übernimmt.

Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen sind unabhängig davon in jeder Grundstufe inklusive.

KI-Telefon

Eingehende Anrufe strukturiert aufnehmen und protokollieren.

Postfach-Agent

E-Mails Vorgängen zuordnen und Antwortentwürfe vorbereiten.

Termine & Nachfassen

Termine, Erinnerungen und offene nächste Schritte koordinieren.

API / Integrationen

Eigene Systeme und Werkzeuge programmatisch anbinden.

Ressourcenmanagement (in Planung)

Personal-, Fahrzeug- und Materialbedarf je Vorgang planen — derzeit nicht buchbar.

Klare Verantwortung

Griffi arbeitet nach deinen Regeln — nicht an ihnen vorbei.

Automatische Schritte werden vorher definiert. E-Mail-Versand, Dokumentfinalisierung und fachlich sensible Entscheidungen bleiben dort in menschlicher Freigabe, wo Kontrolle notwendig ist.

Häufige Fragen

Ist Griffi eine vollständige Handwerkersoftware?

Griffi ist eine KI-gestützte Vorgangszentrale für Kundenkontakt und Büroprozesse. Telefon, E-Mail, Webchat, Termine sowie Angebots- und Rechnungsentwürfe laufen zusammen. Baustellen-App, Lager, Zeiterfassung und tiefe Projekt-Nachkalkulation einer vollständigen Handwerker-ERP gehören heute nicht zum vergleichbaren Kernumfang.

Kann Griffi Eingangsrechnungen bearbeiten?

Belege können per KI-OCR erfasst werden; die Funktion ist Beta und erkannte Angaben müssen geprüft werden. Eine automatische Zuordnung von Lieferantenrechnungen zur Projekt-Nachkalkulation, Bankabgleich oder DATEV-Buchungsdatenservice werden nicht als heutiger Leistungsumfang versprochen.

Kann Griffi Kundenrechnungen erstellen?

Ja. Aus einem Vorgang lassen sich Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine sowie Rechnungsentwürfe einschließlich ZUGFeRD/Factur-X vorbereiten. Finalisierung und Versand werden bewusst bestätigt.

Ersetzt Griffi DATEV, Lexware oder meine Handwerker-ERP?

Nein. Griffi exportiert Rechnungen, Belege und einen DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format und soll mit vorhandenen Werkzeugen koexistieren. Welche Integration für deinen Ablauf nötig ist, wird vor der Einrichtung geklärt.

Ist Griffi nur ein Telefonassistent?

Nein. Das Telefon ist eines von vier Modulen. Alle Eingänge und Arbeitsergebnisse laufen als Vorgänge in der gemeinsamen Griffi Zentrale zusammen.

Muss ich alle Module buchen?

Nein. Mit Light und Standard wählst du nur die benötigten Module. Premium enthält KI-Telefon, Postfach-Agent und Termine & Nachfassen automatisch; API/Integrationen bleibt zubuchbar. Ressourcenmanagement ist in Planung und noch nicht buchbar.

Kann Griffi meine bestehenden Werkzeuge ersetzen?

Griffi bündelt den eigenen Vorgangskern und kann je nach freigegebener Integration Kalender oder weitere Systeme anbinden. Nicht jede bestehende Spezialsoftware wird automatisch ersetzt.

Wie starten wir sinnvoll?

Mit einem häufigen, klar abgrenzbaren Vorgang. Wir definieren Eingang, Wissen, Regeln, Freigaben und das messbare Ergebnis, bevor weitere Abläufe dazukommen.

Der richtige Start ist der Vorgang, der heute am meisten Zeit frisst.

Stell Paket und Module zusammen und bring einen echten Ablauf aus deinem Betrieb mit.

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