Was kostet ein KI-Telefonassistent? Preise 2026

Was kostet ein KI-Telefonassistent?

Die Kosten eines KI-Telefonassistenten hängen vor allem von Gesprächsvolumen, Telefonie, Funktionsumfang und Einrichtungsaufwand ab. Am Markt finden Sie nutzungsabhängige Angebote, monatliche Pakete und individuelle Enterprise-Verträge.

Ein niedriger Grundpreis sagt wenig aus, wenn Gesprächsminuten, Telefonnummern, Terminbuchung, Sprachen oder Einrichtung zusätzlich berechnet werden. Vergleichen Sie deshalb immer die erwarteten Gesamtkosten pro Monat.

Bei Griffi ist der KI-Telefonassistent kein separates Produkt, sondern das Modul KI-Telefon. Es kostet 89 €/Monat (890 €/Jahr) und setzt eine Grundstufe voraus: Light für 49 €/Monat (1 Nutzer, 1 Standort, nur monatlich), Standard für 99 €/Monat oder 990 €/Jahr (unbegrenzte Nutzer (3 Admins), 1 Standort) oder Premium für 299 €/Monat oder 2.990 €/Jahr (unbegrenzte Nutzer (5 Admins), 3 Standorte, KI-Telefon, Postfach-Agent und Termine & Nachfassen inklusive). Alle Preise sind netto und verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer. Der Einstieg mit KI-Telefon liegt damit bei 119 €/Monat im Starter-Bundle (Light + KI-Telefon, dauerhafter Bundlepreis statt 138 € einzeln). Die Team-Konfiguration kostet 188 €/Monat (Standard + KI-Telefon) vor Mehrverbrauch. Enthalten sind je nach Grundstufe 250, 500 oder 1.000 angefangene verbundene Minuten je Abrechnungsmonat. Nur tatsächlich verbundene KI-Zeit zählt. Klingeln, Spam und fehlgeschlagene Anrufe sind kostenlos. Über der Inklusivmenge kostet jede angefangene verbundene Minute 0,35 €. Der KI-Webchat ist in jeder Grundstufe enthalten. Das ist ein konkretes Anbieterbeispiel, keine allgemeine Marktspanne.

Welche Preismodelle gibt es?

Abrechnung pro Minute

Sie zahlen für die tatsächliche Gesprächsdauer. Das wirkt bei geringem Volumen günstig, kann aber bei langen Gesprächen oder saisonalen Spitzen schwer planbar werden.

Prüfen Sie:

• Werden angebrochene Minuten aufgerundet?
• Zählt die Begrüßung mit?
• Werden Weiterleitungen oder Wartezeiten berechnet?
• Kommen Telefoniekosten zusätzlich hinzu?

Abrechnung pro Gespräch

Je nach Anbieter zählt ein Anruf als eine Einheit oder wird nach festen Zeitblöcken aufgeteilt. Das ist nur dann leicht zu verstehen, wenn klar definiert ist, wann ein Gespräch beginnt, wie lange Gespräche behandelt werden und ob Fehlanrufe, Spam oder sofortiges Auflegen mitgerechnet werden.

Monatliches Paket

Ein Festpreis enthält eine bestimmte Zahl von Gesprächen oder Minuten. Darüber gelten Mehrverbrauchspreise oder ein höherer Tarif.

Für kleine und mittlere Betriebe ist dieses Modell oft am besten kalkulierbar, wenn das enthaltene Volumen zum Betrieb passt.

Individueller Vertrag

Mehrere Standorte, besondere Integrationen, hohe Verfügbarkeit oder eigene Service-Level werden meist individuell angeboten. Hier sollten Leistungsumfang, Reaktionszeiten und Abhängigkeiten vertraglich eindeutig beschrieben sein.

Welche Kostenbestandteile gehören in den Vergleich?

Fordern Sie ein Beispielangebot für Ihr reales Volumen an. Ein beworbener Einstiegspreis ist nicht mit einem Komplettpaket vergleichbar, solange die enthaltenen Leistungen unbekannt sind.

Häufig übersehene Zusatzkosten

Einrichtung und Gesprächsdesign

Ein Assistent benötigt Unternehmensinformationen, Regeln, Eskalationen und Testfälle. Manche Anbieter berechnen dafür eine verpflichtende Einrichtungsgebühr. Andere bieten Self-Service oder einen optionalen Setup-Service.

Bei Griffi führt der Einrichtungsassistent Schritt für Schritt durch Wissensspeicher, Rufumleitung und Begrüßung. Die Einrichtung ist mit 0 € inklusive; Selbsteinrichtung ist ebenfalls möglich. Persönliches Onboarding vor Ort bleibt als Enterprise-/Vertriebsleistung möglich, aber nicht öffentlich bepreist.

Telefonie

Softwarepreis und Telefonkosten sind nicht immer dasselbe. Fragen Sie nach eingehenden und ausgehenden Verbindungen, Rufnummern, Weiterleitungskosten und Auslandsanrufen.

Kalender und Benachrichtigungen

Eine vermeintlich günstige Telefonlösung kann teurer werden, wenn Terminbuchung, SMS-Erinnerungen oder Kalender-Synchronisation als weitere Produkte gebucht werden müssen.

Vertragslaufzeit

Ein Jahresvertrag kann günstiger sein, erhöht aber das Risiko bei einem ungeprüften System. Ein kurzer Testzeitraum und monatliche Kündbarkeit sind gerade am Anfang wertvoll.

Interne Pflege

Auch ein gutes System benötigt aktuelle Öffnungszeiten, Leistungen, Ansprechpartner und Eskalationsregeln. Planen Sie dafür eine verantwortliche Person und einen regelmäßigen kurzen Check ein.

Was kosten die Alternativen?

Ein seriöser Vergleich berücksichtigt nicht nur Rechnungen, sondern auch interne Zeit und entgangene Möglichkeiten.

Ein KI-Assistent ersetzt nicht automatisch eine Empfangskraft. Er eignet sich besonders für wiederkehrende organisatorische Gespräche, Vorqualifizierung und Terminprozesse.

Mehr zu den funktionalen Unterschieden finden Sie im Vergleich KI-Telefonassistent vs. Anrufbeantworter.

Realistische Wirtschaftlichkeitsrechnung

Verwenden Sie Ihre eigenen Zahlen und trennen Sie Umsatz von Deckungsbeitrag.

Beispiel: Handwerksbetrieb

Ein Betrieb dokumentiert über vier Wochen:

• 40 Anrufe, die nicht persönlich angenommen wurden,
• 20 erfolgreiche spätere Rückrufe,
• 8 konkrete neue Anfragen,
• 2 daraus entstandene Aufträge,
• 450€ durchschnittlicher Deckungsbeitrag pro Auftrag.

Wenn ein besserer Prozess nur einen dieser Aufträge früher oder zuverlässiger sichert, vergleichen Sie die 450€ zusätzlichen Deckungsbeitrag mit den tatsächlichen monatlichen Gesamtkosten Ihrer gewählten Konfiguration.

Das Beispiel zeigt die Rechenmethode, nicht ein garantiertes Ergebnis. Entscheidend ist, ob der Assistent in Ihrem Betrieb tatsächlich zusätzliche verwertbare Anfragen oder Zeitersparnis erzeugt.

Zeitersparnis ebenfalls bewerten

Nehmen wir an, Abhören, Dokumentieren und Rückrufversuche kosten monatlich fünf Arbeitsstunden. Bei einem internen kalkulatorischen Stundensatz von 50€ entspricht das 250€.

zusätzlicher Deckungsbeitrag + eingesparte Arbeitszeit minus Systemkosten

Diese Betrachtung ist aussagekräftiger als die bloße Frage, ob ein Tarif 50€ günstiger ist.

Welche Funktionen sollten im Preis enthalten sein?

Für Handwerksbetriebe

• Annahme bei Nichterreichbarkeit
• Einsatzort und Anliegen erfassen
• Dringlichkeit kategorisieren
• Rückruf oder Vor-Ort-Termin anlegen
• Zusammenfassung per Push oder E-Mail

Lesen Sie dazu den Praxisleitfaden für Anrufe im Handwerk.

Für Kanzleien und Beratung

• Neukundenanfragen qualifizieren
• Fachgebiet oder Anliegen erfassen
• Beratungstermine buchen
• Interessenkonflikte nicht automatisiert beurteilen

Datenschutz als Kosten- und Qualitätsfaktor

Ein günstiges Angebot ist kein Vorteil, wenn Verträge, Datenflüsse und Löschkonzept unklar sind. Prüfen Sie:

• Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO,
• Speicherort und Unterauftragsverarbeiter,
• technische und organisatorische Maßnahmen,
• Rollen- und Zugriffskonzept,
• Lösch- und Exportmöglichkeiten,
• Transparenz gegenüber Anrufenden.

Gesundheitsdaten und andere sensible Informationen benötigen besondere Aufmerksamkeit. Gesundheitsbetriebe sind für Griffi derzeit nicht öffentlich buchbar und bleiben bis zu einer geeigneten Anbieterfreigabe auf der Warteliste. Unabhängig von der Branche sollte der Assistent nur die für den organisatorischen Zweck erforderlichen Daten erheben.

Checkliste für Angebotsvergleiche

Stellen Sie jedem Anbieter dieselben Fragen:

1. Was kostet unser erwartetes monatliches Volumen?
2. Welche Kosten entstehen oberhalb des Inklusivvolumens?
3. Sind Telefonie und Rufnummer enthalten?
4. Ist die Terminbuchung inklusive?
5. Welche Kalender werden unterstützt?
6. Gibt es eine Mindestlaufzeit?
7. Ist die Einrichtung verpflichtend kostenpflichtig?
8. Welche Sprachen werden unterstützt?
9. Wo werden Daten verarbeitet und gespeichert?
10. Können wir Zusammenfassungen und Leads exportieren?
11. Wie werden Fehler und dringende Fälle eskaliert?
12. Können wir mit echten Testanrufen prüfen?

Gesamtkosten mit echtem Volumen vergleichen

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Die Frage „Was kostet ein KI-Telefonassistent?“ lässt sich nur zusammen mit dem Nutzungsfall beantworten. Ein kleiner Grundpreis kann durch Minuten, Module und Einrichtung steigen. Ein teureres Paket kann wirtschaftlicher sein, wenn es Terminbuchung und manuelle Nacharbeit tatsächlich ersetzt.

Messen Sie zunächst Anrufvolumen, Rückrufaufwand und den wirtschaftlichen Wert erfolgreicher Anfragen. Vergleichen Sie danach Gesamtkosten und Prozesswirkung.

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