ZUGFeRD, XRechnung & Factur-X: Formate erklärt

ZUGFeRD, XRechnung oder Factur-X, was ist der Unterschied?

ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X sind verbreitete technische e-Rechnungsformate. Sie unterscheiden sich vor allem darin, ob eine für Menschen lesbare PDF dabei ist und für welchen Übermittlungsweg sie vorgesehen sind. ZUGFeRD und Factur-X sind Hybrid-Formate (PDF mit eingebettetem XML), XRechnung ist ein reines XML-Format. Ob eine konkrete Datei rechtlich und steuerlich ausreicht und vom Empfänger angenommen wird, folgt nicht allein aus dem Formatnamen oder einem Validator-Ergebnis.

Was ist eine e-Rechnung und was nicht?

Wichtig vorweg, weil es der häufigste Irrtum ist: Eine PDF, die Sie einscannen oder aus Word exportieren, ist keine e-Rechnung. Eine echte e-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (XML), das eine Software automatisch auslesen und weiterverarbeiten kann, ohne dass ein Mensch Zahlen abtippt.

Seit 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich solche strukturierten Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht zum Versand kommt gestuft danach. Den kompletten Fahrplan haben wir im Beitrag E-Rechnung-Pflicht 2027 aufgeschlüsselt. Hier geht es um die Frage, die danach kommt: Welches Format nehme ich?

Die drei Formate im Überblick

Alle drei basieren auf derselben europäischen Norm EN 16931. Der Unterschied liegt in der Verpackung, nicht im Kern.

ZUGFeRD: das Hybrid-Format für den Alltag

ZUGFeRD ist eine PDF, in die zusätzlich ein XML-Datensatz eingebettet ist. Der Empfänger sieht ganz normal eine Rechnung, kann sie aber auch automatisch einlesen. Das macht ZUGFeRD so praktisch: Kunden, deren Software das XML noch nicht verarbeitet, sehen trotzdem eine saubere Rechnung; moderne Systeme ziehen sich die Daten automatisch.

Eine Feinheit, die oft übersehen wird: Die Factur-X-/ZUGFeRD-Spezifikation sieht für den PDF-Teil einen PDF/A-3-Container vor. Eingebettete Schriften sind dabei nur eine der PDF/A-Anforderungen. Unser Prüfer kontrolliert diese einzelne Anforderung zusätzlich zu den XML-Regeln, aber nicht die vollständige PDF/A-Struktur und nicht das Verhalten eines bestimmten Empfängers. Mehr dazu in der FAQ unten.

Für die meisten Handwerksbetriebe, Kanzleien und Dienstleister, die an andere Firmen fakturieren, ist ZUGFeRD deshalb der pragmatische Standard.

XRechnung: der Standard für Behörden

Wer an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) fakturiert, kommt an der XRechnung kaum vorbei. Sie ist im B2G-Bereich vorgeschrieben. XRechnung ist ein reines XML ohne PDF-Ansicht; zum Lesen braucht es einen Viewer. Für den Behörden-Workflow ist genau das gewollt: reine, eindeutige Daten.

Factur-X: das deutsch-französische Pendant

Factur-X ist das Ergebnis einer deutsch-französischen Zusammenarbeit und technisch praktisch deckungsgleich mit ZUGFeRD. Wenn Sie Kunden in Frankreich oder in der Großregion haben, ist Factur-X das Format der Wahl, und weil es demselben Standard folgt, müssen Sie technisch nichts Neues lernen.

Welches Format brauche ich?

Eine einfache Faustregel:

• Sie fakturieren an Firmenkunden (B2B)? → ZUGFeRD (bzw. Factur-X bei FR-Bezug).
• Sie fakturieren an Behörden (B2G)? → XRechnung.
• Sie sind unsicher, was Ihr Kunde akzeptiert? → Fragen Sie den Empfänger nach Format, Profil und Übermittlungsweg; die lesbare PDF eines Hybridformats ersetzt diese Abstimmung nicht.

Dokumente & Buchhaltung ist seit dem 21. Juli in jeder Griffi-Grundstufe enthalten und kein separates Modul mehr. Damit bereiten Sie ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnungen direkt aus einem Vorgang als prüfbaren Entwurf vor: ab Light (49 €/Monat, netto zzgl. USt., 20 finalisierte Dokumente/Monat), mit Standard (99 €/Monat, 150 Dokumente/Monat) oder Premium (299 €/Monat, 750 Dokumente/Monat, plus KI-Telefon, Postfach-Agent und Termine & Nachfassen inklusive). Pflichtfeld- und Formatprüfungen ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Prüfung des Einzelfalls. Wie das ins Gesamtpaket passt, sehen Sie auf der Seite Dokumente & E-Rechnung.

Häufige Fragen zu den Formaten

Welches ZUGFeRD-Profil ist das richtige? ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen mit unterschiedlichem Datenumfang. Das Profil EN 16931 (früher „Comfort”) bildet die entsprechenden strukturierten Geschäftsregeln ab. Stark reduzierte Profile wie „Minimum” decken diesen Datenumfang nicht ab. Welche Variante im konkreten Fall rechtlich genügt und vom Empfänger verarbeitet wird, muss gesondert geprüft werden.

Ist Peppol ein weiteres Format? Nein, Peppol ist ein Übertragungsnetzwerk, kein Rechnungsformat. Über Peppol werden strukturierte Rechnungen (etwa XRechnung) sicher zugestellt, vor allem im Behördenumfeld. Format und Übertragungsweg sind zwei getrennte Entscheidungen.

Kann ich XRechnung auch an Firmenkunden schicken? Grundsätzlich ja, wenn der Empfänger reines XML verarbeiten kann. In der Praxis ist das Hybrid-Format für B2B die kundenfreundlichere Wahl, weil immer eine lesbare PDF mitkommt.

Warum meldet ein Empfängersystem, die E-Rechnung entspreche nicht den Formatvorgaben? Ein solcher Hinweis kann verschiedene technische Ursachen haben. Unser E-Rechnungs-Prüfer kann getrennt anzeigen, ob die gebündelten EN-16931-/XRechnung-Schematron-Regeln Fehler melden und ob eine verwendete PDF-Schrift nicht eingebettet ist. Die Schrifteinbettung ist nur eine PDF/A-Anforderung; das Tool prüft weder die vollständige PDF/A-Struktur noch steuerliche Anerkennung, Authentizität, Integrität oder Empfängerannahme. Erkennt es eine nicht eingebettete Schrift, muss der Rechnungssteller die Datei mit eingebetteten Schriften neu erzeugen. Griffi bereitet hybride ZUGFeRD-/Factur-X-Dateien mit eingebettetem EN-16931-XML und eingebetteten Schriften vor.

Wie prüfe ich, ob meine Rechnung gültig ist?

„Sieht aus wie eine Rechnung” sagt nichts über die strukturierten Daten. Unser kostenloser E-Rechnungs-Prüfer führt die gebündelten EN-16931-/XRechnung-Schematron-Regeln aus und prüft die Einbettung verwendeter PDF-Schriften, komplett im Browser, ohne Upload, Login oder Anmeldung. Er prüft nicht steuerliche Anerkennung, Authentizität, Integrität, vollständige PDF/A-Konformität oder Empfängerannahme.

Welches Format zu welchem Empfänger passt

ZUGFeRD, XRechnung und Factur-X sind unterschiedliche technische Verpackungen strukturierter Rechnungsdaten. Welches Format, Profil und welcher Übermittlungsweg passt, hängt vom Empfänger und dem konkreten Fall ab. Der technische Validator liefert dafür Regel- und Schrifteinbettungsbefunde, aber keine steuerliche oder empfangsseitige Freigabe.

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