1. Eingang
LiveKI-Telefon nimmt eingehende Anrufe an, qualifiziert nach Betriebsregeln und erfasst Rückrufbedarf.
Kategorischer Aufgabenvergleich
KI-Bürokraft im Vergleich: Was wird wirklich erledigt?
Der sinnvolle Vergleich beginnt nicht bei Stimmen oder Gesprächsdauer. Er beginnt bei den Aufgaben, die nach einem Kontakt offen sind – und bei der Frage, wer sie prüft und abschließt.
Der Unterschied liegt danach
Ein angenommener Anruf ist erst der Anfang eines erledigten Vorgangs.
2. Termin
LiveEin passender freier Termin kann im eingehenden Gespräch angeboten und bestätigt werden.
3. Vorgang
LiveKontakt, Anliegen, Gespräch und nächster Schritt bleiben in der Zentrale zusammen.
4. Dokument
Live als EntwurfGriffi kann im Chat oder per Browser-Spracheingabe prüfbare Angebots- und Rechnungsentwürfe vorbereiten.
5. Foto-Nachfrage
LiveNach dokumentiertem Fotobedarf und gültiger Einwilligung kann Griffi einen zeitlich begrenzten Upload-Link per SMS oder E-Mail senden.
6. Abnahmeprotokoll
LiveDie Zentrale bereitet ein prüfbares Abnahmeprotokoll aus Auftragsdaten vor; Freigabe und Unterschriften bleiben beim verantwortlichen Team.
Kategorien statt Anbietervergleich
Welche Arbeitsform deckt welchen Teil der Kette ab?
Die Matrix vergleicht Aufgabenmodelle, keine Marken. „Möglich“ ist bei einer Bürokraft keine Verfügbarkeits- oder Kostenzusage; bei Griffi steht der konkrete Verkaufsstatus.
| Aufgabe | Reines KI-Telefon | Bürokraft | Griffi |
|---|---|---|---|
| Anruf annehmen & qualifizieren | Kernaufgabe | Möglich | Live |
| Bestätigten Termin buchen | Je nach Kategorie | Möglich | Live |
| Angebotsentwurf vorbereiten | Nicht Teil eines reinen Telefondienstes | Möglich | Live, mit Freigabe |
| Rechnungsentwurf / E-Rechnung | Nicht Teil eines reinen Telefondienstes | Möglich | Live: ZUGFeRD/Factur-X EN16931 |
| Mahnwesen | Nicht Teil eines reinen Telefondienstes | Möglich | Live; Brief-PDF, Versand manuell |
| DATEV-Übergabe | Nicht Teil eines reinen Telefondienstes | Möglich | CSV-Export live; kein API-Abgleich |
Kein Banking/Kontenabgleich, keine UStVA/ELSTER-Übermittlung und kein DATEV-API-Abgleich. Dokumente werden geprüft und manuell freigegeben; E-Mails und Mahnbriefe gehen nicht automatisch raus.
Für die Entscheidung
Automatisiere Wiederholung, behalte Urteil und Beziehung.
Ein guter Zuschnitt nimmt dem Team häufige Eingänge und vorbereitende Schritte ab, ohne menschliche Verantwortung zu verstecken. Deshalb trennt Griffi klar zwischen live nutzbaren Funktionen, menschlicher Freigabe und ausdrücklich geplanten Funktionen.
Häufige Fragen
Was bedeutet KI-Bürokraft bei Griffi?
Griffi ist ein KI-Kollege für begrenzte wiederkehrende Abläufe: eingehende Anrufe, Vorgänge, Termine sowie prüfbare Angebots- und Rechnungsentwürfe. Es ist keine juristische Arbeitnehmerrolle.
Worin unterscheidet sich Griffi von reiner Telefonannahme?
Reine Telefonannahme endet typischerweise bei Gespräch und Nachricht. Griffi hält den Eingang mit Termin, Aufgabe und Dokumententwurf in einem Vorgang zusammen.
Welche Aufgaben bleiben bei einer menschlichen Bürokraft?
Fachliche Ausnahmen, Preisentscheidungen, Freigaben, sensible Kommunikation und Beziehungsarbeit bleiben menschliche Aufgaben.
Hat Griffi eine DATEV-Schnittstelle?
Derzeit gibt es einen CSV-Export, aber keinen DATEV-API-Abgleich oder Buchungsdatenservice.
Der nächste Schritt ist ein konkreter Ablauf.
Wir prüfen gemeinsam einen echten Vorgang aus deinem Betrieb und sagen offen, welcher Teil sich automatisieren lohnt — und welcher bewusst beim Menschen bleibt.