1. Eingang
LiveKI-Telefon nimmt eingehende Anrufe an, qualifiziert nach Betriebsregeln und erfasst Rückrufbedarf.
Entscheidungshilfe für Betriebe
KI-Telefon oder Bürokraft – was braucht mein Betrieb?
Die Antwort ist selten ein pauschales Entweder-oder. Entscheidend sind Anrufspitzen, wiederholbare Regeln, offene Büroarbeit und die Stellen, an denen Erfahrung oder persönliche Verantwortung nötig sind.
Der Unterschied liegt danach
Ein angenommener Anruf ist erst der Anfang eines erledigten Vorgangs.
2. Termin
LiveEin passender freier Termin kann im eingehenden Gespräch angeboten und bestätigt werden.
3. Vorgang
LiveKontakt, Anliegen, Gespräch und nächster Schritt bleiben in der Zentrale zusammen.
4. Dokument
Live als EntwurfGriffi kann im Chat oder per Browser-Spracheingabe prüfbare Angebots- und Rechnungsentwürfe vorbereiten.
5. Foto-Nachfrage
LiveNach dokumentiertem Fotobedarf und gültiger Einwilligung kann Griffi einen zeitlich begrenzten Upload-Link per SMS oder E-Mail senden.
6. Abnahmeprotokoll
LiveDie Zentrale bereitet ein prüfbares Abnahmeprotokoll aus Auftragsdaten vor; Freigabe und Unterschriften bleiben beim verantwortlichen Team.
Kategorien statt Anbietervergleich
Welche Arbeitsform deckt welchen Teil der Kette ab?
Die Matrix vergleicht Aufgabenmodelle, keine Marken. „Möglich“ ist bei einer Bürokraft keine Verfügbarkeits- oder Kostenzusage; bei Griffi steht der konkrete Verkaufsstatus.
| Aufgabe | Reines KI-Telefon | Bürokraft | Griffi |
|---|---|---|---|
| Anruf annehmen & qualifizieren | Kernaufgabe | Möglich | Live |
| Bestätigten Termin buchen | Je nach Kategorie | Möglich | Live |
| Angebotsentwurf vorbereiten | Nicht Teil eines reinen Telefondienstes | Möglich | Live, mit Freigabe |
| Rechnungsentwurf / E-Rechnung | Nicht Teil eines reinen Telefondienstes | Möglich | Live: ZUGFeRD/Factur-X EN16931 |
| Mahnwesen | Nicht Teil eines reinen Telefondienstes | Möglich | Live; Brief-PDF, Versand manuell |
| DATEV-Übergabe | Nicht Teil eines reinen Telefondienstes | Möglich | CSV-Export live; kein API-Abgleich |
Kein Banking/Kontenabgleich, keine UStVA/ELSTER-Übermittlung und kein DATEV-API-Abgleich. Dokumente werden geprüft und manuell freigegeben; E-Mails und Mahnbriefe gehen nicht automatisch raus.
Für die Entscheidung
Starte mit einem häufigen, klaren Vorgang.
Nimm einen Ablauf wie Terminwunsch, Störungsmeldung oder Angebotsanfrage. Markiere feste Fragen, Ausnahmen und Freigaben. So wird sichtbar, welcher Teil ans KI-Telefon, welcher in Griffi und welcher bewusst zum Menschen gehört.
Häufige Fragen
Wann reicht ein KI-Telefon?
Wenn vor allem eingehende Anrufe angenommen, nach festen Regeln qualifiziert und als Rückruf oder Termin weitergegeben werden sollen, kann der Telefonfokus reichen.
Wann braucht ein Betrieb eine Bürokraft?
Bei vielen Ausnahmen, persönlicher Abstimmung, fachlichen Entscheidungen und Verantwortung über Systemgrenzen hinweg bleibt eine menschliche Bürokraft zentral.
Kann Griffi Telefon und Büroprozess verbinden?
Ja. Griffi verbindet eingehende Anrufe mit Vorgängen, bestätigten Terminen sowie prüfbaren Angebots- und Rechnungsentwürfen. Freigaben bleiben beim Menschen.
Kann man klein anfangen?
Ja. Auf der Preisseite stehen die Pakete und Module. Im Gespräch lässt sich ein einzelner realer Ablauf prüfen, bevor weitere Aufgaben hinzukommen.
Der nächste Schritt ist ein konkreter Ablauf.
Wir prüfen gemeinsam einen echten Vorgang aus deinem Betrieb und sagen offen, welcher Teil sich automatisieren lohnt — und welcher bewusst beim Menschen bleibt.